En ce qui concerne la conception de la qualité, la participation des prestataires de première ligne, des superviseurs de terrain et des clients est de toute première importance. Les hauts responsables ont rarement une expérience directe au niveau des services prêtés tous les jours (124, 244, 344). Sans l'avis des prestataires et clients, les améliorations visées risquent de ne pas avoir grande signification pour le personnel qui doit les appliquer et n'arriveront pas à attirer les clients ou à mieux répondre aux besoins des clients sur le plan de la santé reproductive (6).

Les services devraient être planifiés de manière réaliste en tenant compte des ressources du programme (88, 139). Des soins sûrs et efficaces demandent un niveau minimum de ressources (117, 375). Le manque de ressources adéquates force les planificateurs à faire des choix difficiles dans le cadre du processus de conception de la qualité : leur faudra-t-il limiter le nombre de services ou chercher d'une autre manière à réduire le nombre de personnes servies.

Les décisions concernant la conception de la qualité demandent souvent que l'on soupèse les coûts, les risques et les avantages des différents services et modes de services. Telle est l'approche adoptée en matière de contraception par le Programme spécial de recherche, développement et formation en recherche pour la reproduction humaine, réalisé sousles auspices du PNUD, du FNUAP, de l'OMS et de la Banque mondiale (338). Le processus débute par l'examen des besoins des clients et la capacité du service à offrir de nouvelles méthodes de manière sûre et efficace. Une telle évaluation a poussé le gouvernement du Vietnam à ajourner l'introduction des implants Norplant tant que n'était améliorée la qualité technique des soins et le counseling concernant cette méthode (333).

Quand ils prévoient les coûts, les responsables doivent tenir compte de divers aspects inattendus pouvant se présenter et protéger la qualité en la budgétisant. S'ils prévoient dès le début une marge de ressources non utilisées, les responsables seront mieux armés pour répondre à des situations inattendues telles que des épidémies ou des ruptures de stock sans devoir réduire les services offerts ou surcharger de travail le personnel (181). Lesétudes montrent que des organisations efficaces et novatrices disposent en tout temps d'une réserve de fonds dont ils peuvent se servir en cas d'imprévus (308). En estimer l'ampleur vient avec l'expérience mais moins le contexte est prévisible, plus la marge de ressources non utilisées doit être importante. Si les organismes de financement ne prévoient pas de fonds pour imprévus, il est utile d'avoir de la souplesse pour modifier les postes budgétaires en cas d'imprévus ou d'occasions à saisir.

L'Outil d'analyse des recettes et coûts (CORE), mis au point par le Projet de développement de la gestion de la planification familiale, aide les responsables à analyser la composition du personnel, de l'équipement et des fournitures, de sorte à pouvoir anticiper les coûts et à octroyer plus efficacement les ressources (226). Le Programme Marie Stopes en Tanzanie utilise le tableur CORE pour contrôler les coûts, rationaliser les frais et quand même améliorer la qualité des services (218).