Encadres

Evaluation de la filière d'approvision
Logiciel pour la planification des approvisionnements

Evaluation de la filière d'approvision

La liste de pointage ci-après aide à évaluer comment fonctionne la filière d’approvisionnement. Elle propose les principales questions à poser au sujet des divers éléments de la filière.

On peut obtenir des informations quantitatives plus détaillées concernant une filière d’approvisionnement en se servant d’un outil tel que l’Instrument d’évaluation d’un système logistique. On peut obtenir des informations quantitatives au sujet du niveau des stocks et des conditions d’entreposage, ainsi que des données concernant les systèmes d’information en gestion logistique, en se servant de l’Instrument d’évaluation des indicateurs logistiques. Ces deux instruments, qui sont des listes détaillées de questions classées par catégories, peuvent être obtenus en s’adressant au projet DELIVER, qui relève de John Snow, Inc., 1616 N. Fort Myer Drive, 11th Floor, Arlington, VA 22209, USA.

Service centré sur le client

__ Est-ce que le programme a identifié les produits qu’il s’est engagé à rendre disponibles en tout temps et à tous les clients ?

__ Dans quelle mesure le programme surveille-t-il la façon dont les clients sont approvisionnés en contraceptifs de leur choix ?

__ Est-ce qu’on mesure régulièrement la satisfaction des clients et le respect des normes de prestation de services ?

__ Combien de fois les clients quittent-ils les établissements de prestation de services sans avoir obtenu le produit qu’ils ont demandé ?

__ Avec quelle fréquence les établissements d’un niveau quelconque épuisent-ils leurs stocks ?

Système d'information en gestion logistique

__ Est-ce que, pour chaque période étudiée, le système d’information en gestion logistique indique les stocks de début, les produits reçus, les produits fournis, les stocks en fin de période et les pertes du système ?

__ Est-ce que, dans tout le système, les agents tiennent des dossiers concernant tous les contraceptifs, ventilés par marque

__ Est-ce que le système recueille, calcule et communique des données concernant les produits remis aux utilisateurs ?

__ Est-ce que les agents qui travaillent avec le système d’infor-mation en gestion logistique ont un manuel de procédure ?

__ Quel pourcentage d’établissements communiquent régulièrement des données exactes de gestion logistique ?

__ Est-ce que les données de gestion logistique servent à un suivi continu des produits, des commandes et des prévisions ?

__ Est-ce qu’on communique en retour des informations à tous les établissements qui fournissent des informations ?

__ Est-ce que l’épuisement des stocks déclenche immédiatement une intervention de supervision et une commande d’urgence ?

__ Est-ce que les décideurs et les fonctionnaires principaux reçoivent et utilisent des rapports logistiques ?

__ Est-ce qu’on établit et communique régulièrement à toutes les parties prenantes un rapport de gestion logistique clair et facile à comprendre qui fait apparaître l’évolution de la consommation de contraceptifs et le niveau de leurs stocks ?

__ Est-ce qu’on recoupe périodiquement les données logistiques en fonction des statistiques de service, des données d’enquête et des vérifications matérielles ?

Personnel de la filière d’approvisionnement

__ Est-ce que l’organisation a un service logistique doté d'un personnel et d’un budget suffisants ?

__ Est-ce que le personnel exécute les travaux appropriés ?

__ Est-ce qu’un fonctionnaire principal de logistique investi d’une autorité suffisante en matière de prise de décisions a la responsabilité générale de gérer les produits afin d’atteindre les objectifs du programmme ?

__ Est-ce que le personnel de la filière d’approvisionnement a reçu une formation en logistique ?

__ Est-ce que, à tous les niveaux, les possibilités de carrière, les résultats et les rapports de supervision sont fondés sur des procédures et des politiques clairement rédigées, et est-ce que ces critères sont portés à la connaissance du personnel ?

__ Est-ce que les membres de la filière d’approvisionnement, y compris les dispensateurs de services, ont des aptitudes suffisantes en gestion logistique pour jouer leurs rôles en matière de prévision, de réquisition, de surveillance des magasins, de contrôle des stocks, de distribution, d’encadrement et de communication de données de gestion logistique ?

__ Y a-t-il un programme permanent visant à maintenir et à améliorer les résultats de la filière d'approvisionnement à tous les niveaux ?

__ Quelle est la fréquence du renouvellement du personnel logistique, et comment traite-t-on ce renouvellement ?

Prévisions et approvisionnement

__ Est-ce qu’on établit, met à jour et évalue périodiquement des prévisions à court et moyen terme de la consommation de tous les programmes, produits et marques ?

__Est-ce que les plans de commandes tiennent compte des niveaux des stocks, des calendriers d’expédition et d’acheminement et des changements prévus des activités du programme ?

__ Est-ce que les administrateurs du programme connaissent et observent les procédures et les calendriers permettant d'assurer un approvisionnement continu par les fournisseurs et les donateurs, y compris les directives de commerce, de règlementation et de change ?

__ Est-ce que le programme suit et gère activement la coordination avec les donateurs et les fournisseurs afin d’assurer un approvisionnement continu ?

__ Est-ce que les administrateurs de programme savent quand sont prises les décisions de financement ?

__ Existe-t-il un financement externe lié à telle ou telle marque, ce qui limite le choix de contraceptifs ?

__ Est-ce que les analyses du coût et le budget du programme comportent des projections du coût des produits, de leur entreposage et de leur transport ?

__ Si le financement n’atteint pas le niveau requis, quelles rubriques ont la priorité d’attribution des ressources ?

__ A-t-on établi un rapport de travail avec les fonctionnaires des douanes pour qu’on ait rapidement connaissance des problèmes éventuels ?

Entreposage et stockage

__ Est-ce que la capacité de stockage est suffisante pour répondre aux besoins actuels et est-ce que le programme a des plans pour répondre aux futurs besoins ?

__ Est-ce que les conditions de stockage répondent à des normes acceptables, y compris aux directives de propreté, d’ordre, de rangement et d’étiquetage des produits, de sécurité, d’aération, de lumière, de température, de protection contre l’incendie, de précautions contre les ravageurs et l’eau, et l’emploi de palettes et d’étagères ?

__ Est-ce que toutes les installations de stockage éliminent au moins une fois par an tous les produits hors d’usage, dont la date d’utilisation a expiré et qui sont inutilisables ?

__ Exécute-t-on au moins une fois l’an des inventaires matériels de tous les lieux de stockage ?

__ Est-ce que le programme a et observe des procédures qui assurent la qualité des produits, y compris la vérification que les produits reçus sont conformes aux spécifications de la commande, l'inspection visuelle des produits, l’échantillonage et éventuellement l’essai des produits, la destruction des produits inutilisables et l’enregistrement des plaintes des clients concernant la qualité des produits ?

__ Est-ce que tous les contraceptifs sont inventoriés conformément aux procédures de gestion des stocks de la FEFO ?

Distribution et transport

__ Est-ce que les liens de poussée et de traction entre les divers niveaux de la filière d’approvisionnement fonctionnent bien ?

__ Est-ce que le système de distribution a des procédures régulières de reconstitution des stocks à tous les niveaux, par exemple aux niveaux maximum/ minimum ou par remplissage ?

__ Est-ce qu’on maintient les stocks à tous les niveaux en fonction de ces procédures ?

__ Y a-t-il eu des épuisements de stocks l’année dernière ? Dans l’affirmative, quels produits et quelles marques étaient épuisés ? Quelle a été la fréquence des épuisements de stock, à quel niveau ou à quel endroit, et pendant combien de temps ?

__ Est-ce que le système logistique surveille et documente les pertes de produits et procède-t-il à des enquêtes si de grosses quantités de produits sont déclarées manquantes sans raison valable ?

__ Est-ce que les moyens de transport sont suffisants et entretenus, et fonctionnent-ils bien ?

__ Est-ce que le système de distribution a eu de graves difficultés liées aux transports ?

Politique et adaptabilité

__ Est-ce que les informations logistiques sont fournies aux décideurs appropriés à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, y compris le Ministère de la Santé, le Ministère des Finances et les donateurs ?

__ Est-ce que le programme compte sur les donateurs pour fournir les contraceptifs et apporter une assistance technique en logistique ? Dans l’affirmative, existe-t-il un plan à long terme de financement local des achats de contraceptifs et de services logistiques connexes ?

__ Est-ce que le système logistique reçoit les moyens financiers, sur le plan interne ou externe, lui permettant de répondre à une demande grandissante en fournissant régulièrement un volume satisfaisant de produits ?

Sources : Family Planning Logistics Management, 1995 (42), Family Planning Logistics Management, 2000 (49), Fonds des Nations Unies pour la Population, 1995 (145), Wolff, 1991 (152)

James Phillips/Population Council Les contraceptifs placés sur cette étagère d'entrepôt représentent un ample approvisionnement. Les produits sont clairement étiquetés, facilement accessibles et organisés de manière à permettre une gestion efficace.

Logiciel pour la planification des approvisionnements

La formule d’estimation des besoins (voir figure 4) est employée par divers programmes d’informatique concernant la santé reproductive. Un de ces logiciels est le PipeLine, conçu pour aider les administrateurs de programme et de logistique à etablir leurs prévisions, à gérer la filière et à organiser leurs achats. Le PipeLine est actuellement employé par le personnel et les administrateurs de programmes logistiques de 20 pays d’Asie, d’Afrique et d’Amérique latine.

Conçu par le JSI, le programme de logiciel PipeLine peut servir à suivre le total des quantités de contraceptifs consommés (chiffres effectifs et prévisions), les expéditions de nouveaux produits (envisagés, commandés et expédiés ou reçus, ainsi que leur valeur), les niveaux des stocks et les changements de stocks. Grâce à ces informations, le programme de logiciel peut calculer le volume des achats et faire connaître aux utilisateurs les mesures à prendre pour chaque expédition et la date à laquelle elles doivent être prises.

Le programme prédit aussi les problèmes de la filière d’approvisionnement (par exemple, les pénuries, les épuisements de stock, ou les excédents), calcule le volume des achats à effectuer, avec estimations de leurs coûts, et calcule l’évolution de la consommation jusqu’à hauteur de 10 ans pour aider à établir les prévisions. Il peut remettre d’utiles rapports aux décideurs, aux donateurs et aux fournisseurs de contraceptifs (46).

On peut se procurer PipeLine en s’adressant au Information Sys-tems Manager, DELIVER/John Snow, Inc., 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor, Arlington, VA 22209, USA, par téléphone au (703) 528-7474 ou sur Internet à http://deliver.jsi.com/software/software.html.