Logistique de la planification familiale: Renforcer filière l’approvisionnement, Population Reports, Séries J, Numéro 51

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Chapitres

Faits saillants

La présente livraison de Population Reports a été élaborée en collaboration avec le DELIVER Project of John Snow, Inc.

Publié par le Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

Volume XXX, Numéro 1,
Hiver 2002
Séries J, Numéro 51
Programmes de planification familiale

Amélioration des résultats du personnel

Les administrateurs peuvent améliorer les résultats de la filière d’approvisionnement en analysant et en améliorant le travail du personnel. Souvent, les administrateurs ne définissent pas clairement les normes d’exécution et le personnel ne sait pas ce qu’on attend de lui — ou ne possède peut-être pas les aptitudes lui permettant de tenir des dossiers quotidiens et de suivre l’acheminement des produits (50, 84, 96, 115). En outre, il arrive souvent que les fiches d’acheminement et d’autres outils qui servent à gérer les produits sont médiocrement conçus et difficiles à utiliser (13).

Un certain nombre de méthodes systématiques peuvent évaluer les résultats et aider à trouver des solutions aux problèmes des programmes de planification familiale ; il s’agit en particulier de l’amélioration des résultats (23, 92), de l’analyse de situation (98) et la recherche opérationnelle (152). Les administrateurs de programmes peuvent utiliser les résultats des évaluations pour organiser des discussions avec le personnel, apporter des améliorations ou présenter aux décideurs et aux donateurs leurs besoins de formation et d’autres améliorations des résultats (49, 96, 116).

Formation en logistique des contraceptifs. Les évaluations constatent souvent que la formation du personnel permet d’apporter des solutions à une gestion médiocre logistique des contraceptifs (24, 39, 41, 49, 60, 96, 98, 108, 116, 125). Une série de formules de formation ont aidé à améliorer les résultats, dont la formation fondée sur les aptitudes, l’enseignement de type scolaire, les internats et les apprentissages, les voyages d’étude, l’enseignement à distance et la formation générale de l’ensemble du personnel (17, 51, 91, 132, 133). En outre, des auxiliaires de travail, tels que les manuels de procédure et les aide-mémoire peuvent aider la formation, assurer l’homogénéité des informations fournies et contribuer à long terme à la continuité de la filière (52).

La plupart des travailleurs de la filière d’approvisionnement doivent savoir comment tenir des registres quotidiens, surveiller le niveau des stocks et noter correctement les produits reçus, distribués et en stock. La qualité des registres varie selon les programmes et selon les niveaux d’une même filière.

En Jordanie, une analyse de situation effectuée en 1997 a constaté que 30 % seulement des centres de santé et 25 % des directions tenaient des registres exacts de leurs stocks de contraceptifs. En 1999, après de nombreux stages de formation dans des dispensaires, 63 % des centres de santé et 52 % des directions tenaient des registres exacts de ces stocks (116).

Au Chili, en 1990, le programme de planification familiale avait en stock suffisamment de préservatifs pour satisfaire les besoins de consommation pendant 4 ans et demi, soit un volume supérieur à la demande, qui présentait donc le danger de se dégrader, puisque la durée maximale d’utilisation des préservatifs est normalement de 5 ans. En 1993, après qu’une formation ait amélioré les aptitudes de prévision, le programme a pu réduire ses stocks de préservatifs à l’équivalent de 10 mois de consommation, qui représente un niveau approprié. Cette réduction a permis non seulement de réduire les stocks excédentaires de contraceptifs mais aussi d’amoindrir la surface d’entreposage (26).

Certains programmes ont mis en place un service de formation afin de satisfaire leur besoin ininterrompu d’agents qualifiés (52). En Jordanie, le Ministère de la Santé a institué un service de formation en logistique parce que peu d’agents possédaient les compétences voulues dans ce domaine. Ce cadre de formateurs assure désormais des stages de recyclage et forme les nouveaux agents logistiques (116).

La formation peut améliorer le travail des agents chaque fois que les causes de ces problèmes fonctionnels sont des apti- tudes médiocres, un manque de connaissance ou de mauvaises attitudes. La formation ne peut pas résoudre des problèmes liés à une infrastructure insuffisante, à des règlements ou politiques peu appropriés, ou à d’autres éléments relevant de l’organisation, tels qu’un flux insuffisant d’informations (49).

Persistance de bons résultats

Les agents de la filière d’approvisionnement doivent recevoir de leurs administrateurs et de leur personnel d’encadrement un appui continu qui entretient leurs aptitudes et assure la persistance de bons résultats. Souvent, des organisations consacrent de gros moyens à la formation sans se rendre compte de l’importance de bons systèmes de rémunération, la motivation des agents et un encadrement compétent.

Un personnel motivé continue à faire du bon travail (11, 68). Certaines études ont montré que la rémunération est un puissant déterminant des résultats obtenus par les agents de planification familiale (29, 53, 75) ; d’autres études n’ont pas donné les mêmes indications (4, 78). Des études ont également relié les bons résultats à des facteurs non économiques tels que l’accréditation, les témoignages d’estime, le prestige de l’emploi et le sens d’engagement de l’employé (16, 105).

Conseils pratiques — Amélioration des résultats du personnel

Un bon encadrement et un suivi efficace peuvent contribuer à des soins de santé de qualité (15, 104). Le personnel d’encadrement peut veiller à ce que les agents du service logistique de la planification familiale fassent bien leur travail, soient motivés et s’attachent à servir les clients. La plupart du personnel d’encadrement travaille au bureau central ou dans les bureaux régionaux et ne se rend qu’une ou deux fois par an dans les dispensaires et autres points de prestation de services.

En 1999, au Népal, la supervision était irrégulière et parfois inexistante. Durant les six mois précédents, le Ministère de la Santé n’avait effectué, en moyenne, que 1,5 visite de supervision. En moyenne, le nombre de visites de supervision logistique était inférieur à un (84).

Comme les agents de supervision ont beaucoup d’activités à contrôler durant leurs visites sur place, ils n’ont en général que très peu de temps à consacrer à des échanges de vues avec le personnel et ne peuvent pas apporter d’aide sur le plan de la formation sur le tas ou de la solution de problèmes. Dans de nombreux cas, l’agent de supervision s’en va sans parler aux agents et formuler des recommandations précises concernant des améliorations et sans laisser par écrit des recommandations ou un plan de suivi. En l’absence de directives, le personnel a souvent des difficultés à améliorer ses résultats ou les résultats de l’ensemble de son établissement (9).

Il peut arriver que des visites de supervision, même fréquentes, n’apportent aucune aide si on n’a pas appris au personnel d’encadrement à donner sur place un soutien et des directives au personnel de terrain. Une analyse des établissements de santé materno-infantile et de planification familiale effectuée au Botswana en 1995–1996 a constaté que, dans plus de 90 % des établissements visités, on avait demandé aux agents, s’ils avaient des problèmes dans 65 % des cas. En outre, dans seulement 50 % des cas, les encadreurs ont examiné les dossiers cliniques, dans 43 % des cas ils ont observé la prestation de services et dans 38 % ils ont formulé des suggestions (3)..

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