Logistique de la planification familiale: Renforcer filière l’approvisionnement, Population Reports, Séries J, Numéro 51

Table des matières

Chapitres

Faits saillants

La présente livraison de Population Reports a été élaborée en collaboration avec le DELIVER Project of John Snow, Inc.

Publié par le Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

Volume XXX, Numéro 1,
Hiver 2002
Séries J, Numéro 51
Programmes de planification familiale

Le rôle de l’information

Dans un système logistique de planification familiale, les contraceptifs sont acheminés dans tout le circuit d’approvisionnement en réponse aux informations concernant les préférences des clients, la pratique de la contraception et les niveaux des stocks. Un bon système d’information en gestion logistique permet aux programmes de gérer et de suivre l’acheminement des produits contraceptifs, de réduire les déséquilibres de l’offre et d’améliorer la filière d’approvisionnement. Les données du système servent aussi à évaluer les programmes et le fonctionnement de la filière.

Les informations sont utiles pour la gestion logistique ; cependant, elles le sont uniquement si elles sont exactes et opportunes, et si elles s’alignent sur le public particulier qui en fera usage, y compris les décideurs, les administrateurs de programme et le personnel du système logistique. Les donateurs représentent un autre public important. Ils soutiendront plus volontiers les programmes de planification famliale qui peuvent fournir des statistiques fiables au sujet des approvisionnements en contraceptifs et de leur emploi, et peuvent justifier l’utilisation des produits que leur fournissent les donateurs (Voir Profil).

Cependant, quand les programmes commencent par mettre en place un système d’information en gestion logistique, les administrateurs ont tendance à s’en servir uniquement pour organiser et gérer l’acheminement des produits et pour surmonter des problèmes d’approvisionnement. Puis, au fur et à mesure que les programmes acquièrent de l’expérience avec le système, les administrateurs s’en servent pour prévoir et empêcher les problèmes. Au Kenya, par exemple, le programme de planification familiale a depuis longtemps un système d’information en gestion logistique comportant un ensemble automatisé qui recueille des données au moment de la livraison des produits aux magasins de district. Les administrateurs emploient ces informations pour calculer les quantités permettant de maintenir six mois d’approvisionnement, établir le calendrier des livraisons de manière à empêcher les pénuries de stocks, réserver les moyens de transport appropriés et tracer un itinéraire efficace (150).

Le système d’information en gestion logistique est un élément central de tout système logistique. S’il fonctionne bien, il fournit des données pour :

améliorer les services offerts aux clients en établissant des prévisions exactes de la demande de contraceptifs, en obtenant les produits et les quantités demandés et en veillant à ce que le volume des stocks soit satisfaisant ;
faire diminuer les coûts en réduisant les pertes, les dégâts et les déchets de produits ;
améliorer les décisions de politique et la gestion du programme grâce à une meilleure documentation et à une meilleure analyse ;
indiquer quand le personnel d’encadrement doit prendre des mesures immédiates — par exemple, en cas de manque ou de perte de stock ;
attribuer les responsabilités de l’emploi des produits achetés avec des fonds publics ou fournis par des donateurs.

Collecte de données

Les données qu’exige la gestion du système d’approvisionnement ne rentrent que dans un petit nombre de catégories, mais elles doivent être disponibles pour tous les produits, à tous les niveaux et en tout temps. Les cinq catégories de données dont a besoin la logistique sont : les stocks disponibles, la consommation par les clients, les pertes et ajustements, les dates des commandes et des livraisons, et les quantités commandées (25, 47, 48).

Ces données constituent le noyau des systèmes d’information en gestion logistique. Prises dans leur ensemble, elles fournissent les informations dont ont besoin les principales fonctions logistiques — prévision, approvisionnement et distribution. Les trois premières catégories — stocks disponibles, consommation par les clients et pertes/ajustements — sont consignées dans les dossiers locaux ; on en fait ensuite la somme et on les transmet périodiquement aux autorités supérieures. Les autres — dates de commandes/livraisons et quantités commandées — font partie intégrante des dossiers de chaque opération. Elles ne sont pas communiquées régulièrement aux niveaux supérieurs mais servent à des analyses spéciales, par exemple pour calculer les délais de livraison des commandes de contraceptifs.

Stocks disponibles. Les administrateurs de la filière d’appro- visionnement doivent connaître exactement la nature et le volume des stocks, ainsi que leur emplacement. Les données concernant les stocks disponibles fournissent ces informations. Au niveau de la prestation des services, les données concernant les stocks disponibles guident les décisions à prendre, par exemple au sujet des nouvelles commandes (48).

Un système bien conçu d’information en gestion logistique convertit les données relatives au volume de chaque produit (stock disponible) en données indiquant la durée de disponibilité des produits (nombre de mois de stocks disponibles). A cette fin, les administrateurs comparent les produits disponibles et les taux moyens d’utilisation. Ce calcul simplifie les décisions à prendre concernant la date des commandes à passer. Le fait de savoir qu’il y a en stock 1.254 préservatifs ne dit pas au responsable de la logistique quand il doit passer commande mais, s’il sait que cette quantité équivaut à trois mois d’approvisionnement en préservatifs, il est alors en mesure de passer commande dans les délais voulus.

Consommation de préservatifs. Tous les systèmes d’information en gestion logistique ont pour priorité de recueillir et de transmettre des informations exactes concernant la consommation de contraceptifs et d’autres produits, ou leur emploi par les clients (2, 103, 106). Dans le jargon du métier, on parle de données rentrant dans la catégorie « fournis au client ». Les administrateurs de programmes se servent de ces données pour savoir quelles quantités commander et pour établir leurs prévisions de besoins.

S’il n’existe pas de données concernant l’utilisation des contraceptifs par les clients, un programme peut alors recourir aux données sur le volume de produits fournis aux divers niveaux de la filière qui sont les plus proches du client — par exemple, le nombre de contraceptifs que les magasins sous-régionaux fournissent aux dispensateurs de services. Cependant, ces données ne représentent qu’une solution de rechange pour remplacer les données indiquant les produits remis aux clients, car elles ne sont pas toujours exactes — en d’autres termes, le nombre de préservatifs fournis peut ne pas être le même que celui des préservatifs remis aux clients.

FPLM/JSI

En Bolivie, un agent de santé parle de la planification familiale à une cliente à la sortie du dispensaire. Le personnel du programme se fonde sur les données concernant les méthodes employées par les clientes pour établir les besoins d’approvisionnement. Pour les systèmes d’information en gestion logistique, il est de la plus haute importance qu’on recueille de bonnes informations au sujet des contraceptifs remis aux clients.

Pertes et ajustements. Même les meilleurs systèmes logistiques perdent des produits pour des raisons diverses : expiration de la durée d’emploi, vol, dégâts ou médiocre manutention. Les pertes et autres ajustements des approvisionnements — tels que le passage d’une situation excédentaire à une situation de pénurie — doivent être consignés et signalés en dehors des données de consommation. Cette séparation permet aux administateurs de s’attaquer aux causes des pertes et des ajustements et d’instituer des prévisions exactes de la demande des clients..

Dates des commandes/livraisons et quantités commandées. Les dossiers de transmission, qui portent une date et qu’on appelle « bons de livraison » ou « bons de réquisition et de livraison », régissent l’acheminement des produits d’un point à l’autre de la filière d’approvisionnement. Pour empêcher la perte de contraceptifs durant l’expédition, l’établissement qui fait l’envoi et celui qui le reçoit doivent suivre la quantité demandée et les dates de commande et de réception. L’intervalle qui sépare la commande de la livraison est appelé « battement ».

Quand les administrateurs savent combien de temps il faudra attendre pour recevoir la livraison des contraceptifs, ils doivent alors fixer un maximum et un minimum de stocks et calculer quand le moment sera venu de passer commande. Les administrateurs qui attendent trop longtemps risquent de manquer de stocks. Ceux qui passent commande trop tôt gaspillent de l’argent en transport et ont en main plus de produits qu’ile n’en ont besoin, risquant ainsi des pertes quand les produits dépasent leur date limite d’utilisation.

Précédente | Suivante
Haut | Table des matières

111 Market Place, Suite 310, Baltimore, MD 21202, USA
Phone: (410) 659.6300/Fax: (410) 659.6266/E-mail: Poprepts@jhuccp.org