• Résumé de la rédaction
• Credits

1. Un nouveau regard sur la logistique
2. Les clients ont la priorité
3. Le personnel et les résultats
4. Le rôle de l’information
• Collecte de données
• Inscription et diffusion des données
• Liaison avec d'autres systèmes d'information
5. Prévisions et approvisionnement
6. Distribution
7. Vers la sécurité des contraceptifs

• Figures
• Tableaus
• Encadres
• Bibliographie

• Crise de financement des programme
• Avantages d’une meilleure logistique
• Amélioration du travail du personnel
• Elaboration d’un support
• Liste de pointage : Evaluation de la filière de l’approvisionnement
• Comment faire des prévisions exactes
• Pousser ou tirer la distribution ?
• Le secteur commercial peut aider

• POPLINE
• La Médiatheque
• Autres exemplaires
• Pour commande
• CCP Home

La présente livraison de Population Reports a été élaborée en collaboration avec le DELIVER Project of John Snow, Inc.

Publié par le Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

Bon nombre de systèmes d’information en gestion logistique enregistrent et diffusent les données émanant de tous les établissements de la filière d’approvisionnement. En règle générale, ces données sont consignées dans les dossiers de stocks (livres de magasin, fiches de contrôle des stocks, fiches de casier), les dossiers d’opération (bons de réquisition et de livraison, récépissés d’emballage) et les dossiers de consommation (dossiers de service, journaux quotidiens).

L’inscription et la diffusion des données sont souvent difficiles à réaliser, notamment quand les programmes ne disposent pas de techniques modernes d’information. Par exemple, aux Philippines, en 1991, les données concernant la consommation de préservatifs étaient ou bien inexistantes ou bien n’étaient pas remises aux administrateurs de la filière. Au lieu d’être affectés en fonction de leur emploi par les clients, les préservatifs étaient distribués aux diverses provinces en quantités égales, ce qui créait de nombreux déséquilibres d’approvisionnement. En 1997, après qu’on ait mis en place un système d’information en gestion logistique afin de renforcer le système logistique, la collecte des données et la tenue des dossiers se sont améliorées et le programme a pu alors attribuer les contraceptifs sur la base de la consommation par les clients, réaffecter les stocks pléthoriques aux zones de pénurie et mieux suivre et évaluer les résultats (82).

Dans de nombreux pays en voie de développement, les rapports d’information en gestion logistique passent, en fonction d’un calendrier immuable, du niveau de la prestation de services à des niveaux plus centraux (7, 60, 77). Une meilleure formule consiste à lier les informations au réapprovisionnement — par exemple quand le rapport de gestion logistique demande en même temps de nouveaux envois de produits. Au Ghana, par exemple, le réapprovisionnement en contraceptifs se fonde sur les données indiquant les produits fournis aux clients que contient le rapport d’information en gestion logistique. Comme le réapprovisionnement se fait en fonction de ces rapports, les taux de soumission de ces derniers sont proches de 100 % et les stocks sont reconstitués de manière satisfaisante (28).

Une autre stratégie efficace consiste à réunir les données d’information en gestion logistique au moment de la livraison des produits (150). Au Bangladesh, par exemple, le personnel des points de prestation de services obtient chaque mois les produits dont il a besoin dans les magasins du sous-district et remet alors un rapport mensuel de consommation. Les magasins de sous-district peuvent se servir de ces données pour chiffrer les quantités de produits dont ont besoin les points de prestation de services (83).

En Turquie, un système de livraison « de remplissage » recueille des données logistiques au moment où on livre les quantités voulues de produits contraceptifs. Dans ce système, un préposé à la distribution se rend tous les quatre mois avec un véhicule bien approvisionné dans tous les établissements de santé. Il fait le décompte des produits disponibles, calcule la consommation mensuelle moyenne sur la base du total de produits disponibles lors de sa visite précédente, calcule un nouveau niveau maximum de stock, puis « remplit » les stocks du dispensaire pour les amener à ce niveau. Ce système a sensiblement réduit l’épuisement des stocks et, dans certains cas, l’a complètement éliminé (40).

Automatisation. Les programmes établissent des rapports logistiques en traitant manuellement ou par ordinateur les données du système d’information en gestion logistique. Aux niveaux de la prestation de services et aux niveaux intermédiaires, le traitement des données logistiques se fait presque toujours manuellement. Cependant, au niveau central, le traitement informatique est plus répandu, notamment au fur et à mesure que les données se multiplient et que les rapports deviennent plus complexes.

Au fur et à mesure que les programmes de planifi-cation familiale gèrent davantage de produits, un système informatisé d’information en gestion logistique devient essentiel. L’automatisation apporte des améliorations spectaculaires à la qualité, à l’à-propos et à l’utilité des données logistiques — parce qu’il devient alors possible de suivre l’acheminement d’un plus grand nombre de produits, de surveiller régulièrement les sites, de totaliser et d’analyser les données et de les présenter aux décideurs, et de communiquer facilement les informations. Au fur et à mesure qu’il faut modifier les priorités de planification familiale, le dosage de méthodes, les structures d’organisation et les besoins des clients, des systèmes informatisés d’information en gestion logistique facilitent cette procédure.

Une autre raison conduit à automatiser le système d’information en gestion logistique dans les pays qui intègrent la planification familiale à d’autres programmes de santé. En effet, un traitement informatique des données est nécessaire pour gérer une plus grande gamme de produits dans le cadre de systèmes intégrés, ou pour fournir les données à un plus grand nombre d’administrateurs au sein de systèmes décentralisés (7, 48).

Les systèmes d’information de santé jouent un rôle essentiel dans les organisations de prestation de services de santé. Dans les pays où ces systèmes sont en train d’être améliorés, on demande souvent s’ils en- globent le système d’information en gestion logistique. Dans un nombre de pays de plus en plus élevé, on envisage d’intégrer le système d’information en gestion logistique au système d’information concernant la gestion des médicaments.

Système d’information de santé. Dans beaucoup de pays en voie de développement, le système d’information logistique concernant les contraceptifs est mieux développé que le système d’information de santé, souvent parce qu’il a reçu plus d’aide des donateurs (102). C’est pourquoi, le système d’information logistique concernant les contraceptifs attire davantage l’attention des décideurs qui veulent améliorer leur système d’information de santé.

Il est rarement approprié de fusionner les deux systèmes car ils ont des objets différents, correspondent à des utilisations différentes et ont donc des paramètres de fonctionnement différents (49). Les systèmes d’information de santé recueillent des statistiques de service, telles que les taux de recours aux services de santé et les catégories et nombre de problèmes de santé traités, des informations concernant les naissances et les décès, des données de surveillance et des données financières et de gestion. Par rapport aux systèmes d’information en gestion logistique, qui communiquent des données fréquemment et avec beaucoup de détails, les systèmes d’information de santé recueillent d’ordinaire moins de détails et communiquent des informations peu souvent.

Certains pays ont essayé de fusionner le système d’information de santé et le système d’information en gestion logistique mais ont constaté que le rythme plus lent de communication et la perte de détails logistiques d’importance capitale compromettaient l’information en gestion logistique (85). Cependant, les deux systèmes peuvent être rendus compatibles et complémentaires. Par exemple, dans un but de planification, on peut communiquer des données sommaires sur l’épuisement des stocks au système d’information de santé.

Système d’information en gestion logistique des produits pharmaceutiques. L’intégration du système d’information logistique concernant les contraceptifs et du système d’information d’un pays en gestion logistique des produits pharmaceutiques a plus de chances de réussir que la fusion des deux systèmes. Dans la plupart des pays, les deux systèmes ont toujours été séparés mais ont une structure et un propos analogues. Si l’on fusionne les deux systèmes, il faut tenir compte du volume global de données à traiter. Par exemple, un système d’information en gestion logistique de contraceptifs qui suit manuellement 5 à 10 produits ne sera pas facilement élargi pour suivre 1.000 autres produits pharmaceutiques.

L’intégration des deux systèmes exigera en général l’automatisation, au moins au niveau central de la filière. Il peut falloir recycler le personnel logistique de tous les niveaux du système. Souvent, l’intégration prend des années, sans toujours réussir à coup sûr.