• Résumé de la rédaction
• Credits

1. Un nouveau regard sur la logistique
2. Les clients ont la priorité
3. Le personnel et les résultats
4. Le rôle de l’information
5. Prévisions et approvisionnement
• Prévisions
• Confirmation des prévisions
• Estimation des besoins
• Approvisionnement
• Suivi des prévisions et du cycle de distribution
6. Distribution
7. Vers la sécurité des contraceptifs

• Figures
• Tableaus
• Encadres
• Bibliographie

• Crise de financement des programme
• Avantages d’une meilleure logistique
• Amélioration du travail du personnel
• Elaboration d’un support
• Liste de pointage : Evaluation de la filière de l’approvisionnement
• Comment faire des prévisions exactes
• Pousser ou tirer la distribution ?
• Le secteur commercial peut aider

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• La Médiatheque
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La présente livraison de Population Reports a été élaborée en collaboration avec le DELIVER Project of John Snow, Inc.

Publié par le Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

Prévision et approvisionnement

Des prévisions exactes de l’emploi des contraceptifs aident à assurer un approvisionnement permettant de répondre à la demande, sans pour autant se solder par une surabondance de produits. Un approvisionnement efficace assure que le programme ne sera pas interrompu (47).

La seule façon d’être sûr que les programmes commandent la quantité voulue de chaque contraceptif consiste à prévoir le nombre de chaque type de contraceptifs qui seront sans doute utilisés. Un nombre trop réduit de contraceptifs peut se solder par un épuisement des stocks et par des clients peu satisfaits, tandis qu’une surabondance entraîne des gaspillages et surcharge le système d’approvisionnement. Bien entendu, l’approvisionmement peut être perturbé par des facteurs autres que les inexactitudes des prévisions, y compris des problèmes budgétaires, des fluctuations des disponibilités en produits chez les fabriquants, le lancement de nouveaux produits, des promotions spéciales et des complications de la coordination entre donateurs.

A titre de minimum, on devrait établir chaque année des prévisions de produits portant sur une période de trois ans (49). Trois sources de données aident à estimer les besoins en contraceptifs (47) :

• Données historiques de consommation. Les quantités de chaque méthode de contraception que les clients ont reçues durant une période donnée fournissent une indication des futurs besoins. Les programmes doivent employer les données concernant les quantités effectivement remises aux clients. Si l’on ne dispose pas de ces données, d’autres statistiques peuvent aider — les données concernant les produits remis aux points de prestation de services, ou les niveaux des stocks dans le système de distribution le plus proche du client. Ces autres données ont l’inconvénient qu’elles ne font aucune distinction entre les contraceptifs effectivement remis aux clients et les contraceptifs perdus, détruits ou volés (25, 43).
• Données historiques de service. Les rapports ordinaires de gestion du lieu de prestation de services fournissent d’autres données permettant de prévoir pour chaque méthode (ou marque) le nombre de nouveaux clients et les visites de rappel (25). Cependant, les prévisions établies sur la base de données de service peuvent être inexactes si les systèmes de comptes-rendus sont médiocres, si les définitions des services varient selon les programmes ou si la demande augmente rapidement.
• Données démographiques. Les informations tirées des enquêtes démographiques aident à prévoir la demande d’emploi des contraceptifs plusieurs années à l’avance. Ces données conviennent aux programmes qui n’ont pas de données historiques sur la consommation (ou les services).

FPLM/JSI

Un agent logistique de terrain examine au Népal des rapports dans le cadre de ses responsabilités de suivi des opérations logistiques. Pour établir des prévisions exactes, des visites au site de livraison sont essentielles.

Comme elle concerne l’avenir, une prévision ne peut jamais être exacte (47). Toutefois, son auteur doit trouver des moyens de réduire les erreurs dans toute la mesure du possible. En d’autres termes, il doit confirmer les prévisions.

Pour confirmer une prévision, son auteur évalue les points forts et les points faibles de chaque catégorie de données et apporte des aménagements. Par exemple, une prévision fondée sur des données historiques de consommation émanant de 90 % des établissements qui fournissent des comptesrendus sera plus exacte qu’une prévision fondée sur la moitié des établissements. Les données de service concernant une période durant laquelle de nombreux stocks ont été épuisés ne représentent pas la demande effective. Le prévisioniste ajuste alors les différences possibles entre les prévisions tirées des diverses catégories de données (43, 47).

Le prévisioniste doit tenir compte de l’effet qu’exercent sur la future consommation les projets du programme, les nouvelles méthodes et d’autres éléments qui influencent la demande, tels que les campagnes publicitaires. Le prévisioniste doit alors tenir compte de l’augmentation des effectifs de la population en âge de procréer et du pourcentage d’utilisateurs de la contraception. Les administrateurs de programme doivent intervenir dans toutes les opérations de prévisions parce qu’ils connaissent les besoins de leurs programmes. En outre, des évènements moins prévisibles, tels que des troubles politiques et économiques, voire des intempéries, se répercutent aussi sur la demande de contraceptifs et leur approvisionnement.

Tandis que les prévisions chiffrent la future consommation, il faut également tenir compte des quantités déjà disponibles et des quantités commandées. La Figure 4 montre comment on peut calculer le volume de chaque type de contraceptif dont on aura besoin durant une période donnée.

Si les besoins nets donnent un solde négatif, il faudra alors passer commande de cette quantité pour maintenir les stocks au niveau souhaité. Si le solde est positif, il y a donc surabondance et aucune commande n’est nécessaire (47). L’existence d’un stock excédentaire peut laisser entendre qu’on doit procéder à des réaffectations pour que les clients qui s’approvisionnent ailleurs aient suffisament de produits pour satisfaire leurs besoins.

On peut calculer les estimations des besoins en se servant de logiciels conçus pour la gestion logistique des con-traceptifs. Ces programmes sont des outils importants susceptibles d’aider les administrateurs à établir leurs prévisions, à gérer les approvisionnements dans toute la filière et à organiser leurs achats (voir Logiciel pour la planification des approvisionnements).