Table des matières
Chapitres
  1. Un nouveau regard sur la logistique
  2. Les clients ont la priorité
  3. Le personnel et les résultats
  4. Le rôle de l’information
  5. Prévisions et approvisionnement
  6. Distribution
  7. Vers la sécurité des contraceptifs
Faits saillants

La présente livraison de Population Reports a été élaborée en collaboration avec le DELIVER Project of John Snow, Inc.

Publié par le Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

Volume XXX, Numéro 1,
Hiver 2002
Séries J, Numéro 51
Programmes de planification familiale

Approvisionnement

Beaucoup d’organisations de planification familiale reçoivent des contraceptifs à titre de dons, auquel cas c’est l’organisme fournisseur qui effectue les achats, mais elles en obtiennent aussi par leurs propres moyens — en s’adressant directement aux fournisseurs, en passant par des négociants, ou en recourant à des programmes de marketing social (139). Elles peuvent se procurer des contraceptifs en utilisant leurs propres fonds ou grâce à un crédit de la Banque mondiale. Les administrateurs de programme décident quelle option convient le mieux à leur situation. Chaque option est assortie d’un ensemble complexe de règlements, mais l’objectif consiste à rendre les opérations aussi efficaces et efficientes que possible (110, 154).

Approvisionnement centralisé ou décentralisé ? Un approvisionnement centralisé au niveau national est souvent le meilleur pour les contraceptifs. Plusieurs raisons expliquent cet état de choses : les appels d’offres internationaux sont une affaire complexe, et la centralisation des achats peut réduire considérablement les coûts grâce à des économies d’échelle et à des prix de gros : un paiement centralisé fait souvent augmenter la confiance des fournisseurs et encourage un plus grand nombre de soumissionnaires ; et des achats centralisés facilitent le contrôle de la qualité et des produits qui entrent dans la filière (7, 99, 148).

De nombreux systèmes de santé publique décentralisent leur administration, cependant, les avantages énormes retirés sur le plan des coûts, du contrôle de la qualité, de l’efficacité et de l’efficience plaident en faveur du maintien d’un régime d’achats centralisés (1, 66, 148) (voir Décentralisation).

Achats compétitifs. Les programmes ont souvent recours à des achats compétitifs pour se procurer des contraceptifs sur le marché international. Pour effectuer des achats compétitifs, on demande à un certain groupe de fournisseurs de faire des offres sous pli sur la base des prescriptions techniques écrites du produit, pour des quantités précises et en fonction de modalités connues (110). D’ordinaire, des achats compétitifs font baisser les coûts unitaires mais exigent de solides compétences en matière d’achat et prennent au moins 9 à 18 mois pour boucler le cycle (139).

Agents d’achat. Parfois, les programmes font appel aux services d’un agent de bonne réputation pour effectuer les achats en leur nom. Quelquefois, les programmes n’ont peut-être pas l’expérience de l’achat de contraceptifs sur une base compétitive, ou ce sont parfois les fabriquants qui ne sont pas disposés à faire des offres pour les quantités modestes que veut acheter un petit programme.

Deux organisations bien connues jouent le rôle d’agents d’achat de contraceptifs contre paiement d’une commission ; ce sont le FNUAP www.unfpa.org et Crown Agents www.crownagents.com. Elles peuvent offrir des remises pour achats en gros, organiser des essais de qualité avant l’expédition et obtenir des tarifs préférentiels de transport et d’assurance.

Etapes de l’approvisionnement en contraceptifs. Comme il faut du temps pour conclure un achat, les programmes doivent connaître les délais à prévoir et, à chaque étape, prendre des mesures suffisamment à l’avance pour être sûrs que les livraisons se feront comme prévu. C’est ainsi que, par exemple, l’Agence des Etats-Unis pour le développement international (USAID) commence à dresser ses plans d’achat trois ans avant la date à laquelle elle aura besoin des contraceptifs.

Practical Tips

L’achat de contraceptifs passe par les étapes suivantes (49) :

Etepe 1 — Etablir un plan d’achat. Définir les prescriptions techniques, indiquer le calendrier des modalités d’achat et estimer les quantités nécessaires.

Etepe 2 — Aligner besoins et fonds. Il se peut que les fonds disponibles ne couvrent pas les quantités nécessaires. Les administrateurs de programme doivent avoir des dispositifs d’intervention qui définissent les priorités (145).

Etepe 3 — Choisir la méthode d’achat. Certains programmes exigent des appels d’offres internationaux, tandis que d’autres ont l’obligation d’acheter sur place ou préfèrent cette formule. Certains programmes ont un service d’achat, tandis que d’autres préfèrent faire appel à un agent (139). Pour acheter des contraceptifs, il faut posséder des connaissances et aptitudes spéciales, qui sont souvent liées aux caractéristiques de la méthode de contraception (voir tableau 1).

Etepe 4 — Choisir un fournisseur. Les contraceptifs ne doivent être achetés qu’à des fournisseurs de bonne réputation. Les administrateurs peuvent obtenir des références concernant le fournisseur en s’adressant à des organismes respectés qui ont l’habitude d’acheter des contraceptifs — par exemple, le FNUAP, la Fédération internationale pour le planning familial et l’USAID.

Etepe 5 — Préciser les conditions et passer commande. L’organisation des envois de contraceptifs et l’établissement de leurs dates exigent une attention soutenue. Pour des raisons de sécurité, de pratique et de coût-efficacité, quand les quantités le permettent, les programmes doivent passer des commandes qui remplissent entièrement les conteneurs. Durant l’expédition, les contraceptifs ne doivent pas être mélangés avec des produits toxiques ou inflammables. Il convient d’éviter les envois énormes qui dépassent la capacité des services de passage en douanes, d’essais à la réception et d’entreposage. Par ailleurs, la fréquence des envois est également fonction de facteurs tels que la fiabilité des services d’expédition, et les conditions météorologiques. Souvent, les programmes préfèrent disposer de stocks excédentaires, plutôt que d’avoir recours à des envois en urgence (145). L’achat d’une police d’assurance peut fait économiser de l’argent en cas de marchandise endommagée ou perdue et de delais de livraison (14).

Etepe 6 — Faire le point des commandes. Il s’agit ici de suivre la réception de la commande par le fournisseur, l’exécution de la commande et les dates d’envoi et de livraison.

Etepe 7 — Recevoir et vérifier les produits. Les responsables de la logistique doivent non seulement respecter les règlements douaniers locaux mais aussi établir de bons rapports de travail pour s’assurer que les fonctionnaires des douanes les avisent sans retard de l’existence d’un problème quelconque et sont à même de les aider à le résoudre rapidement (145). D’ordinaire, le programme vérifie la qualité des contraceptifs à l’arrivée dans le pays ou dans l’entrepôt central (112).

Etepe 8 — Payer les fournisseurs. Les programmes doivent payer les fournisseurs aux dates prévues. Des paiements tardifs, tout comme les non paiements, compromettent les rapports avec les fournisseurs.

Suivi des prévisions et
du cycle de distribution

Le travail du prévisionniste ne prend pas fin quand on passe commande des contraceptifs. En raison notamment des délais considérables d’exécution d’un projet, un suivi continu des principales données aide les administrateurs de programme à éviter des approvisionnements pléthoriques ou déficitaires. Un suivi peut mettre en lumière le besoin d’aménager les commandes ou les calendriers de livraison. Les quantités sont suivies à tous les principaux points de la filière, y compris les quantités :

  • nécessaires, telles que les indique l’estimation des besoins,
  • achetées par le programme ou promises par les donateurs,
  • dont l’expédition est prévue par des fournisseurs commerciaux ou des donateurs,
  • envoyées par les fournisseurs commerciaux ou les donateurs,
  • reçues par le programme,
  • distribuées aux clients, perdues ou endommagées (47).

Après qu’une commande a été passée, on peut vouloir la majorer ou la réduire. Bien qu’elle soit souhaitable, cette option peut ne pas exister, ou ne pas être raisonnable. Les marchés peuvent ne pas permettre des modifications d’expéditions, ou ces changements peuvent être trop coûteux. Une accélération ou un retard des livraisons peuvent être plus réalistes qu’une modification de la quantité commandée. Cependant, de long délais de préparation peuvent rendre l’aménagement des envois plus difficile à prévoir, et risquent d’entraîner des frais supplémentaires (47).

L’avenir est toujours incertain. Les taux prévus de consommation de contraceptifs seront différents des taux de consommation effective. Il n’est pas possible d’éliminer ces différences, mais les administrateurs de programme peuvent se préparer à faire face à la variabilité, par exemple en négociant avec les fournisseurs des marchés adaptables qui aident à assurer aux clients un approvisionnement continu.

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