No obstante, los gerentes de planificación familiar suelen trabajar sin disponer de información fidedigna sobre la prestación de servicios (258). Las estadísticas de los servicios generalmente son enviadas a niveles más altos, agregadas y reportadas en formas que no son útiles para la toma de decisiones (65, 127). Por ejemplo, en Ghana a finales de los ochenta, en ningún momento se utilizó más del 10% de la información capturada en 27 tarjetas, registros y hojas de distintos clientes (y compilada en 38 formularios distintos) para mejorar la administración de manera apreciable (65).

Al no disponer de información exacta y pertinente, las decisiones se basan en suposiciones, intuición e información anecdótica que puede ser incorrecta o parcializada (65). En Gambia, por ejemplo, los gerentes comúnmente creyeron que todas las instalaciones de salud carecían de suficientes miembros del personal, un problema demasiado grande como para que ellos pudieran resolverlo. Sin embargo, después que los equipos de salud del distrito compilaron y analizaron datos sobre los miembros del personal, los días que cada uno faltaba al trabajo y sus cargas de trabajo, encontraron que sólo ciertas instalaciones necesitaban agregar más miembros al personal. Utilizando estos datos, los equipos realizaron un exitoso cabildeo frente al Ministerio de Salud para añadir personal a las instalaciones más necesitadas (70).

Una buena manera de garantizar que la información sea útil y se utilice es que los gerentes y prestadores de servicios responsables de compilar la información también la analicen, la interpreten y tomen decisiones basándose en ella (127, 344, 364). De esta manera habrá mayor probabilidad de que el personal entienda por qué debe compilar los datos y tenga mayor incentivo de obtener información exacta. Además, los gerentes locales pueden verificar la exactitud inmediatamente (36).

Por lo general, los gerentes primero deben ser capacitados en el análisis básico de datos y aprender cómo calcular tasas, crear cuadros e interpretar sus hallazgos para luego tomar medidas al respecto (36, 65, 127). En Tanzania, los prestadores de servicios de planificación familiar en un programa de AVSC International están aprendiendo estas habilidades y han empezado a examinar las estadísticas de prestación de servicios que anteriormente eran enviadas a la sede principal sin ser estudiadas (43).

Para poder mejorar la calidad, los datos compilados deben reflejar la calidad de los servicios y no sólo su cantidad (33, 127). Últimamente se han logrado considerables adelantos en identificar nuevos indicadores de calidad en los programas de planificación familiar (véase Capitulo 6.1) y en crear métodos para seguir dichos indicadores.