Recuadros

Evaluación de la cadena de suministros
Programas para la planificación de las compras

Evaluación de la cadena de suministros

Esta lista de verificación ayuda a valorar cómo funciona la cadena de suministros. Se sugieren en ella las preguntas principales que hacer acerca de los diversos componentes de una cadena de suministros.

Puede obtenerse información más amplia y cualitativa sobre una cadena de suministros mediante un instrumento como el instrumento de evaluación del sistema logístico. La información cuantitativa sobre los niveles del inventario, condiciones del almacenaje y datos sobre el SIGL pueden obtenerse por medio del instrumento de evaluación de los indicadores logísticos. Ambos instrumentos, que son listas de preguntas detalladas y categorizadas, pueden obtenerse dirigiéndose a >DELIVER Project at John Snow, Inc., 1616 N. Fort Myer Drive, 11th Floor, Arlington, VA 22209, USA.

Servicio centrado en los clientes

__ ¿Ha identificado el programa una lista de productos que se ha comprometido a tener disponibles en todo momento, para todos los clientes?

__ ¿Está el programa continuamente al tanto de cuán bien se provee a los clientes de los anticonceptivos que estos quieren?

__ ¿Se miden periódicamente la satisfacción de los clientes y el cumplimiento de las normas de prestación de los servicios?

__ ¿Con cuánta frecuencia dejan los clientes los lugares de prestación de servicios sin el producto que fueron a buscar?

__ ¿Con cuánta frecuencia se agotan las existencias en los servicios de cualquier nivel?

Sistema de información sobre la gestión logística

__ ¿Cubre el SIGL, en cada período de presentación de informes, el balance de entrada del inventario, los suministros recibidos, los suministros distribuidos, el balance final del inventario y las pérdidas del sistema?

__ ¿Mantienen los trabajadores en todo el sistema un registro de todos los anticonceptivos, por marca?

__ ¿Recoge, agrega y da a conocer el SIGL los datos dispensados a los usuarios?

__ ¿Existe un manual de normas de procedimiento para el personal que trabaja en el SIGL?

__ ¿Qué porcentaje de los servicios notifican correcta y habitualmente los datos sobre el SIGL?

__ ¿Se utiliza la información del SIGL para la vigilancia continua de los suministros, pedidos y proyecciones?

__ ¿Se provee de retroinformación a todos los servicios declarantes?

__ ¿Provoca el agotamiento de existencias la acción inmediata del nivel de supervisión y la colocación de un pedido de emergencia?

__ ¿Reciben y usan los informes logísticos las autoridades y los administradores superiores?

__ ¿Se prepara periódicamente y se circula entre todos los interesados un informe del SIGL claro y fácil de comprender que muestre las tendencias del consumo de anticonceptivos y el nivel de las existencias?

__ ¿Se verifican periódicamente los datos logísticos comparados con las estadísticas de los servicios, datos de encuestas y comprobaciones físicas?

Personal de la cadena de suministros

__ ¿Tiene la organización una unidad logística con personal y presupuesto adecuados?

__ ¿Está el personal realizando las actividades apropiadas?

__ ¿Tiene un administrador logístico principal con suficiente autoridad decisoria responsabilidad total para lograr que los suministros satisfagan los objetivos del programa?

__ ¿Está el personal de la cadena de suministros capacitado para la logística de los anticonceptivos?

__ ¿Hay en todos los niveles expectativas, cumplimiento y relaciones laborales de supervisión basados en normas de procedimiento claramente redactadas, y se dan a conocer esos criterios al personal?

__ ¿Posee el personal de la cadena de suministros e incluso los dispensadores de servicios, conocimientos adecuados de la gestión logística para desempeñar su papel en las proyecciones, pedidos, almacenaje, control, distribución y supervisión de las existencias y presentación de informes sobre el SIGL?

__ ¿Existe un programa permanente para mantener y mejorar la actuación del personal de toda categoría de la cadena de suministros?

__ ¿Con cuánta frecuencia cambia el personal logístico y cómo se maneja el movimiento de personal?

Proyecciones y adquisición

__ ¿Se preparan, actualizan y validan proyecciones del consumo a corto y mediano plazo para cada prograrma, producto y marca?

__ ¿Se tienen en cuenta en los planes de compra el nivel de las existencias, el programa de envíos y manutención y los cambios anticipados en la actividad del programa?

__ ¿Conocen los administradores del programa las normas de procedimiento y fechas para encargar mercadería a los proveedores y donantes, e incluso las directrices comerciales, reguladoras y monetarias?

__ ¿Vigila y maneja activamente el programa la coordinación de los donantes y proveedores para asegurar un suministro continuo?

__ ¿Saben los administradores del programa cuándo se toman las decisiones sobre la financiación?

__ ¿Hay alguna financiación externa ligada a determinadas marcas, limitando así la selección de anticonceptivos?

__ ¿Se han incluido proyecciones del costo de los productos, almacenamiento y transporte en los análisis del costo y la presupuestación del programa?

__ ¿Qué utilización de recursos del presupuesto recibirá prioridad si la financiación es inferior a la requerida?

__ ¿Se ha desarrollado una relación de trabajo con los funcionarios aduaneros a fin de enterarse temprano de cualquier problema con la aduana?

Depósito y almacenaje

__ ¿Es la capacidad de almacenaje lo bastante grande como para satisfacer las necesidades actuales, y tiene el programa planes para satisfacer las necesidades futuras?

__ ¿Satisfacen las condiciones de almacenaje los estándares aceptables, incluidas las normas para la limpieza, el orden, la disposición y rotulación de los suministros, la seguridad, ventilación, luz, temperatura, prevención de incendios, medidas de precaución contra las plagas y el agua, y uso de plataformas y estantes donde se considere apropiado?

__ ¿Se retiran de cada depósito al menos una vez por año todos los productos fuera de uso, ya expirados e inutilizables?

__ ¿Se realizan al menos anualmente inventarios físicos en todos los lugares de almacenaje?

__ ¿Tiene y acata el programa los procedimientos para garantizar la calidad del producto, verificando incluso si los productos recibidos cumplen con las especificaciones de la adquisición, inspeccionando visualmente los productos, tomando muestras y haciendo análisis tal como se requiere, destruyendo los productos inutilizables y tomando nota de las quejas de los clientes acerca de la calidad de los productos?

__ ¿Se han inventariado todos los anticonceptivos de acuerdo con los procedimientos del sistema PEPA de manutención de existencias?

Distribución y transporte

__ ¿Están funcionando eficazmente las articulaciones del empuje y la atracción entre los niveles del sistema de distribución?

__ ¿Tiene el sistema de distribución procedimientos ordinarios para reabastecer cada nivel como los de máximo/mínimo o la entrega al tope?

__ ¿Mantiene cada nivel inventarios de acuerdo con estos procedimientos?

__ ¿Se han agotado existencias durante el año anterior? En caso afirmativo, ¿qué productos y marcas se agotaron? ¿Con cuánta frecuencia se agotan? ¿A qué niveles o en qué lugares y por cuánto tiempo?

__ ¿Sigue el sistema logístico el movimiento de la mercadería y documenta las pérdidas e investiga si hay gran cantidad de suministros sin contabilizar?

__ ¿Son los medios de transporte adecuados, están bien mantenidos y se usan eficazmente?

__ ¿Ha sufrido el sistema de distribución algunos serios trastornos relacionados con el transporte?

Política y adaptabilidad

__¿Se provee de información logística a las autoridades apropiadas tanto dentro como fuera de la organización, incluidos el ministerio de salud, el ministerio de finanzas y los donantes?

__ ¿Cuenta el programa con los donantes para suministrar anticonceptivos y proveer de asistencia logística técnica? De ser así, ¿existe un plan a largo plazo para el financiamiento local de las compras de anticonceptivos y los servicios logísticos conexos?

__ ¿Puede el sistema logístico obtener los recursos financieros, sea interna o externamente, para satisfacer la demanda creciente con suministros regulares adecuados?

Fuentes: Family Planning Logistics Management, 1995 (42), Family Planning Logistics Management, 2000 (49), Fondo de Población de las Naciones Unidas, 1995 (145), Wolff, 1991 (152).

James Phillips/Population Council En los estantes de este depósito se guarda un amplio suministro de anticonceptivos. Los productos están claramente rotulados, fácilmente accesibles y organizados para su eficiente manejo.

Programas para la planificación de las compras

La fórmula para estimar las necesidades (ver la figura 4) se ha aplicado en varios programas lógicos para los programas de salud reproductiva. Uno de esos programas es PipeLine, diseñado para asistir a los administradores de programas y logística con las proyecciones, la gestión del conducto de suministros y la planificación de las compras. Usan actualmente el Pipeline personal y directores de logística de programas en 20 países de Asia, África y América Latina.

Creado por JSI, el programa lógico PipeLine puede utilizarse para vigilar las cantidades totales de anticonceptivos consumidos (reales y proyectados), los envíos de nuevos productos (planeados, pedidos, enviados o recibidos, y su valor), niveles de existencias y cambios en el inventario. A partir de esta información, el programa lógico puede calcular la cantidad de compras y dar a conocer al usuario qué medidas tomar para cada envío y cuándo actuar.

El programa también predice problemas en la cadena de suministros (por ejemplo, insuficiencias, productos agotados o en exceso); calcula las cantidades que se necesitan adquirir y los costos estimados, y calcula las tendencias del consumo por un período de hasta 10 años para asistir en las proyecciones. Puede generar informes útiles para las autoridades, donantes y proveedores de anticonceptivos (46).

Para obtener el programa PipeLine, dirigirse a Information Systems Manager, DELIVER/John Snow, Inc., 1616 N. Fort Myer Drive, 11th floor, Arlington, VA 22209, USA; o llamar por teléfono al (703) 528-7474; o por el Internet en http://deliver.jsi.com/software/software.html.