Contenido
Capítulos
- Una nueva mirada a la logística
- Los clientes vienen primero
- Las personas y el desempeño
- El papel de la información
- Proyecciones y adquisición
- Distribución
- Hacia la seguridad anticonceptiva
Temas principales
- Los programas enfrentan la crisis de la financiación
- Los beneficios de una logística mejor
- Cómo mejorar el desempeño del personal
- Sugerencias para lograr el apoyo de las autoridades
- Lista de verificación: evaluación de la cadena de suministros
- Cómo hacer proyecciones correctas
- ¿Distribución por empuje o atracción?
- El sector comercial puede ayudar
Este número de Population Reports se produjo en colaboración con el >proyecto DELIVER de John Snow, Inc.
Publicación del Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins University Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA
Volumen XXX, Número 1,
Invierno de 2002
Serie J, Número 51
Programas de planificación familiar
Cómo mejorar el desempeño del personal
Los administradores pueden perfeccionar el funcionamiento de la cadena de suministros si analizan y mejoran el desempeño del personal. Con frecuencia los administradores no definen claramente las normas para el desempeño, y el personal no está enterado de las expectativas, o tal vez no tenga los conocimientos necesarios para llevar un registro diario y seguir el movimiento de los suministros (50, 84, 96, 115). Además. los formularios de seguimiento y otros instrumentos empleados en la gestión de suministros suelen estar deficientemente diseñados y son difíciles de usar (13).
Un número de métodos sistemáticos pueden ayudar a evaluar el desempeño y a concebir soluciones para los problemas de los programas de planificación familiar, incluidos el mejoramiento del desempeño (23, 92), el análisis de situaciones (98) y las investigaciones operativas (152). Los administradores de programas pueden usar los resultados de las evaluaciones del desempeño para mantener discusiones con el personal, introducir mejoras o presentar el adiestramiento y otras necesidades de mejora del desempeño a las autoridades y donantes (49, 96, 116).
Adiestramiento para la logística anticonceptiva. En las evaluaciones es común encontrar que la solución para la gestión logística de anticonceptivos es el adiestramiento del personal (24, 39, 41, 49, 60, 96, 98, 108, 116, 125). Una variedad de métodos de adiestramiento han ayudado a mejorar el desempeño, incluidos el adiestramiento basado en la competencia, el adiestramiento en clase, el adiestramiento en el trabajo, pasantías y aprendizaje, viajes de estudio, educación a distancia y adiestramiento integral (17, 51, 91, 132, 133). Además, los medios auxiliares en el trabajo como manuales de procedimientos y guías rápidas de referencia pueden asistir en el adiestramiento, asegurar la coherencia de la información provista y contribuir a la continuidad a largo plazo de la cadena de suministros (52).
La mayoría de los que trabajan en la cadena de suministros necesitan saber cómo mantener registros diarios, vigilar el nivel de las existencias y anotar correctamente qué suministros se han recibido, distribuido y están disponibles. La calidad del mantenimiento de los registros varía de un programa a otro y de un nivel a otro de la cadena de suministros.
En Jordania, por ejemplo, en un análisis de la situación de 1997 se encontró que solo 30% de los centros de salud y 25% de los directorios mantenían registros correctos del inventario (116). En 1999, después de impartirse una amplia capa-citación logística en los dispensarios, 63% de los centros de salud y 52% de los directorios mantenían registros correctos de sus existencias (116).
En 1990 el programa de planificación familiar de Chile tenía en existencia condones para 4,5 años, muy en exceso de la demanda y por lo tanto en peligro de deteriorarse puesto que la fecha de expiración de los condones es normalmente de 5 años. En 1993, después del adiestramiento del personal que le permitió a éste mejorar las técnicas de pronóstico, el programa consiguió mantener en existencia condones para 10 meses. Esta redución ayudó no solo a reducir al mínimo las existencias excesivas de anticonceptivos, sino también a reducir la necesidad de espacio en los depósitos (26).
Algunos programas han establecido un cuadro de adiestradores para afrontar la continua necesidad de empleados especializados (52). En 1999 el Ministerio de Salud de Jordania formó un grupo de instructores en logística. Estos instructores dirigen ahora cursos de repaso y también de capacitación para los nuevos empleados que trabajan en logística (116).
El adiestramiento puede ayudar a mejorar el desempeño del personal cuando la causa de los problemas del desempeño es la deficiencia técnica, la falta de conocimientos o una actitud equivocada. El adiestramiento, sin embargo, no puede corregir los problemas relacionados con la infraestructura inadecuada, los reglamentos o políticas inconvenientes u otros aspectos del ambiente institucional, como la circulación insuficiente de información (49).
Cómo mantener el buen desempeño
Como todos los trabajadores, el personal de la cadena de suministros necesita el apoyo y refuerzo continuos de los administradores y supervisores a fin de mantener fresco lo aprendido y seguir desempeñándose bien. A menudo las organizaciones dedican considerables recursos al adiestramiento sin reconocer la importancia de otros aspectos del desempeño en el trabajo, como buenos sistemas de compensación, trabajadores motivados y una experta supervisión.
Un personal motivado mantiene un buen desempeño (11, 68). Algunos estudios han demostrado que la remuneración es un poderoso factor determinante del desempeño en el trabajo del personal de planificación familiar (29, 53, 75) pero otros no (4, 78). Los estudios también han vinculado el buen desempeño con factores no económicos como autoridad, reconocimiento, rango y dedicación del empleado (16, 105).
Una experta supervisión y una vigilancia eficaz pueden contribuir a que la atención de salud sea de buena calidad (15, 104). Los supervisores pueden asegurar que el personal logístico de planificación familiar cumpla sus funciones correctamente, esté motivado y se concentre en atender a los clientes. Por lo general los supervisores trabajan en oficinas centrales o regionales y visitan los dispensarios y otros lugares de prestación de servicios solo una o dos veces por año.
En una evaluación llevada a cabo en Nepal en 1999, se encontró que la supervisión era solo esporádica, y nula en algunos lugares. En los seis meses anteriores el Ministerio de Salud había realizado, término medio, 1,5 visitas de supervisión a los lugares de prestación de servicios. En cuanto a la supervisión logística, se realizó en promedio menos de una (84).
Como los supervisores tienen que observar numerosas actividades diferentes durante sus visitas a esos lugares, suelen tener poco tiempo para discutir con el personal y no pueden ayudarle con el adiestramiento en el trabajo ni en la resolución de problemas. En muchos casos el supervisor deja el lugar sin formular ni discutir recomendaciones específicas para introducir mejoras y sin recomendaciones por escrito o un plan para el seguimiento. Carente de guía, el personal a menudo encuentra difícil mejorar su propio desempeño o el funcionamiento de los servicios en conjunto (9).
Aun las visitas de supervisión frecuentes tal vez no sirvan de ayuda si los supervisores no están adiestrados para ofrecer al personal apoyo y orientación sobre el terreno. En un análisis de los servicios de salud maternoinfantil y planificación familiar realizado en Botswana en 1995–1996 se encontró que, a pesar de que los supervisores habían visitado más del 90% de los servicios al menos una vez en los seis meses antes del estudio, en solo 65% de las visitas los supervisores les preguntaron a los trabajadores acerca de los problemas. Además, en solo 50% de las visitas los supervisores examinaron las historias clínicas, en 43% de ellas observaron la prestación de servicios y en 38% de ellas hicieron sugerencias (3).
