• Resumen de los editores
• Creditos

1. Una nueva mirada a la logística
2. Los clientes vienen primero
3. Las personas y el desempeño
4. El papel de la información
• Recopilación de datos
• Registro y comunicación de los datos
• El enlace con otros sistemas de información
5. Proyecciones y adquisición
6. Distribución
7. Hacia la seguridad anticonceptiva

• Figuras
• Cuadros
• Recuadros
• Bibliografía

• Los programas enfrentan la crisis de la financiación
• Los beneficios de una logística mejor
• Cómo mejorar el desempeño del personal
• Sugerencias para lograr el apoyo de las autoridades
• Lista de verificación: evaluación de la cadena de suministros
• Cómo hacer proyecciones correctas
• ¿Distribución por empuje o atracción?
• El sector comercial puede ayudar

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Este número de Population Reports se produjo en colaboración con el >proyecto DELIVER de John Snow, Inc.

Publicación del Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins University Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

El papel de la información

En un sistema logístico de planificación familiar, los anticonceptivos circulan a través del conducto de suministros en respuesta a la información recogida sobre las preferencias de los clientes, el uso de anticonceptivos y el nivel de existencias. Un fuerte sistema de información sobre la gestión logística (SIGL) permite que los programas manejen y vigilen la circulación de suministros anticonceptivos, den cuenta de los productos en la cadena de suministros, reduzcan los desequilibrios del abastecimiento y mejoren la eficacia en función de los costos. Los datos del SIGL también son útiles para evaluar los programas y las operaciones de la cadena de suministros.

La información, empero, es valiosa para la gestión logística solo si es exacta, oportuna y adaptada al público que la ha de aprovechar, inclusive las autoridades, los directores de programas y el personal del sistema logístico. Los donantes constituyen otro importante público. Estos tenderán más a apoyar programas de planificación familiar capaces de ofrecer estadísticas fidedignas sobre los suministros anticonceptivos y su uso y pueden dar cuenta de los productos que los donantes han provisto (ver Perfil).

La primera vez que los programas establecieron un SIGL, los administradores tendían a usarlo solo para programar y manejar la circulación de suministros y para abordar los problemas de abastecimiento. Luego, al ir adquiriendo más experiencia con el SIGL, los administradores lo usaban para anticipar y prevenir problemas. En el programa de planificación familiar de Kenya, por ejemplo, el SIGL que funciona desde largo tiempo atrás incluye un sistema automatizado que recoge información cuando se reparten los suministros en los almacenes de distrito. Esta información permite que los administradores calculen las cantidades necesarias para mantener una provisión de seis meses, programen las entregas a fin de prevenir el subabastecimiento, reserven medios de transporte del tamaño adecuado y planeen una ruta eficiente para el transporte (150).

El SIGL es parte esencial de cualquier sistema logístico. Un SIGL sólido proporciona datos para:

• Mejorar el servicio prestado a los clientes mediante el pronóstico exacto de la demanda de anticonceptivos, la adquisición de los productos y cantidades requeridos, y la vigilancia para mantener las existencias adecuadas;
• Disminuir los costos mediante la reducción de las pérdidas, daños y desperdicio de suministros;
• Mejorar las decisiones normativas y la administración de los programas mediante mejores informes y análisis;
• Identificar en qué momento se requieren medidas de supervisión inmediatas, como por ejemplo, en caso de artículos agotados o pérdidas;
• Asegurar la rendición de cuentas por el uso de suministros adquiridos con fondos públicos o provistos por donantes.

Si bien solo unos pocos tipos de datos son esenciales para manejar el sistema de abastecimiento, deberá disponerse de ellos para cada producto, en todos los niveles y en todo momento. Los cinco tipos esenciales de datos para la logística son: las existencias disponibles, el consumo por los clientes, las pérdidas y ajustes, las fechas de los pedidos y recibos y las cantidades encargadas (25, 47, 48).

Estos datos constituyen el núcleo de un SIGL y juntos proporcionan la información requerida por las funciones logísticas clave, a saber, el pronóstico, la adquisición y la distribución. Los primeros tres: las existencias disponibles, el consumo por los clientes y las pérdidas/ajustes, se anotan en los registros locales del inventario y se totalizan o notifican periódicamente a los niveles superiores. Los demás datos: las fechas de los pedidos/recibos y las cantidades pedidas, son partes integrales de los registros de transacción individuales. Estos últimos no se comunican habitualmente a los niveles superiores pero son valiosos para ciertos análisis, como calcular cuánto han de tardar en llegar los pedidos de anticonceptivos.

Existencias disponibles. Los gestores de la cadena de suministros deben saber exactamente qué productos y qué cantidad de cada artículo se tienen en almacén y dónde están almacenados. Los datos sobre las existencias disponibles suministran esta información. En el nivel de prestación de servicios, los datos sobre las existencias disponibles guían decisiones tales como cuándo hacer un nuevo pedido (48).

Un SIGL bien diseñado convierte los datos sobre las cantidades de cada producto (existencias disponibles) en datos sobre cuánto han de durar los suministros (meses de existencias disponibles). Para ello, los gestores comparan las existencias disponibles con las tasas medias de uso. Este cálculo simplifica las decisiones sobre cuándo encargar mercadería. Con solo saber que hay 1.254 condones en existencia, los gestores logísticos no tienen idea de cuándo volver a pedirlos, pero si saben que esta cantidad equivale a tres meses de provisión de condones, les resultará fácil calcularlo.

FPLM/JSI En Bolivia, un agente de salud realiza una entrevista final con una cliente del programa de planificación familiar. El personal del programa cuenta con los métodos que usan los clientes para ayudar a determinar la necesidad de suministros. En los sistemas de información de la gestión logística, una de las prioridades principales es recoger y transmitir buena información sobre los anticonceptivos distribuidos entre los clientes.

Consumo de anticonceptivos. La prioridad principal de todo SIGL es recoger y comunicar información exacta sobre el consumo o uso de anticonceptivos y otros suministros por parte de los clientes (2, 103, 106). En la terminología del SIGL, esta información se denomina “datos sobre lo dispensado a los clientes”. Los administradores de programas usan esos datos para determinar cuántos suministros encargar y para proyectar las necesidades.

Si no se dispone de datos sobre el uso de anticonceptivos por parte de los clientes, el programa puede usar datos sobre la cantidad de suministros distribuidos por los distintos niveles de la cadena de suministros más próxima al cliente, como por ejemplo, el número de anticonceptivos que los almacenes subregionales entregan a los proveedores de servicios. El valor de estos datos, empero, es inferior al de los referentes a lo dispensado a los clientes, ya que el número de anticonceptivos distribuidos tal vez no sea igual al número entregado a los clientes.

Pérdidas y reajustes. Aun los mejores sistemas logísticos experimentan algunas pérdidas de suministros por expiración, robo, daños o maltrato. Las pérdidas y cualquier otro reajuste de los suministros, como la transferencia de artículos de lugares abarrotados a otros con escaso inventario, deberán registrarse y comunicarse separadamente de los datos sobre el consumo. Los registros por separado permiten que los administradores aborden las causas de las pérdidas y los reajustes y perfeccionen proyecciones más exactas de la demanda de los clientes.

Fechas de los pedidos/recibos y cantidades pedidas. Los re-gistros fechados de las transacciones, generalmente llamados “comprobantes de expedición” o “comprobantes de pedidos y expedición” rigen la circulación de suministros de un punto de la cadena de suministros al siguiente. A fin de prevenir que los anticonceptivos se pierdan durante la expedición, tanto los servicios que envían un cargamento y los servicios que lo reciben deben averiguar qué cantidad se pidió y en qué fechas se pidieron y recibieron. El intervalo entre el pedido y la recepción de los productos se conoce como “tiempo de puesta en marcha”.

Cuando los administradores saben cuánto tardarán en llegar los anticonceptivos, pueden establecer un nivel máximo y otro mínimo de existencias y calcular cuándo volver a pedirlas. Los administradores que se demoran demasiado en volver a encargarlas corren el riesgo de que lleguen a agotarse. Los que las encargan demasiado pronto desperdician dinero en el transporte y otras operaciones relacionadas con los suministros y tienen más existencias disponibles que las que necesitan, con riesgo de sufrir pérdidas por el vencimiento de los productos..