• Resumen de los editores
• Creditos

1. Una nueva mirada a la logística
2. Los clientes vienen primero
3. Las personas y el desempeño
4. El papel de la información
• Recopilación de datos
• Registro y comunicación de los datos
• El enlace con otros sistemas de información
5. Proyecciones y adquisición
6. Distribución
7. Hacia la seguridad anticonceptiva

• Figuras
• Cuadros
• Recuadros
• Bibliografía

• Los programas enfrentan la crisis de la financiación
• Los beneficios de una logística mejor
• Cómo mejorar el desempeño del personal
• Sugerencias para lograr el apoyo de las autoridades
• Lista de verificación: evaluación de la cadena de suministros
• Cómo hacer proyecciones correctas
• ¿Distribución por empuje o atracción?
• El sector comercial puede ayudar

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Este número de Population Reports se produjo en colaboración con el >proyecto DELIVER de John Snow, Inc.

Publicación del Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins University Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

Un buen SIGL registra y comunica datos provenientes de todos los servicios de la cadena de suministros. En general, se deja constancia de los datos del SIGL en registros de contabilidad de las existencias (libros de contabilidad general de los almacenes, fichas de control del inventario, fichas de los arcones de empaque), registros de las transacciones (comprobantes de pedidos y expedición, papeletas de embalaje) y registros del consumo (registros de los servicios, registros de la actividad diaria).

El registro y comunicación de los datos suele ser difícil, especialmente cuando los programas carecen de tecnologías de información modernas. En las Filipinas, por ejemplo, en 1991 los datos sobre el consumo de anticonceptivos no se hallaban en absoluto disponibles o no se ponían en las manos de los gestores de la cadena de suministros. En lugar de asignarse de acuerdo con el uso de los clientes, los anticonceptivos se distribuían en partes iguales entre las provincias, dando lugar a desequilibrios generalizados de suministros. En 1997, después de crearse un SIGL como un paso hacia el fortalecimiento del sistema logístico, se experimentaron mejoras en la recopilación de datos y el mantenimiento de registros. El programa podía distribuir anticonceptivos de acuerdo con el consumo de los clientes, redistribuir las existencias excesivas en zonas donde éstas escaseaban y vigilar y evaluar mejor el desempeño (82).

En numerosos países en desarrollo los informes del SIGL pasan del nivel de prestación de servicios a niveles más centrales en un plan cronológico fijo (7, 60, 77). Un método mejor consiste en unir los informes al reabastecimiento, como cuando el informe del SIGL sirve también para pedir nuevos suministros. En Ghana, por ejemplo, el reabastecimiento de anticonceptivos se basa en los datos sobre lo dispensado al cliente presentados a través del SIGL. Como el reabastecimiento depende del recibo de estos informes, las tasas de notificación se acercan al 100% y las existencias se reabastecen adecuadamente (28).

Otra estrategia eficaz consiste en reunir datos del SIGL cuando se entregan los suministros pedidos (150). En Bangladesh, por ejemplo, el personal de los lugares de prestación de servicios recogen los productos en los almacenes del subdistrito correspondiente y presentan entonces un informe sobre el consumo mensual. Los almacenes de subdistritos pueden usar esos datos para determinar la cantidad de suministros que necesitan los lugares de prestación de servicios (83).

En Turquía, un sistema de distribución de suministros “hasta el tope” reúne datos logísticos y distribuye simultáneamente la cantidad adecuada de productos anticonceptivos. En este sistema un funcionario de distribución con un vehículo cargado de productos visita cada cuatro meses todos los servicios de salud. El funcionario hace un inventario físico de los suministros que lleva en el vehículo, calcula el consumo mensual medio de acuerdo con el total de suministros disponibles en la visita anterior, calcula un nuevo nivel máximo de existencias y agrega las necesarias hasta alcanzar ese nivel. Con este sistema se ha reducido conside-rablemente el problema de los artículos agotados y en algunos casos se lo ha eliminado (40).

Automatización. Los programas preparan informes logísticos mediante el tratamiento de datos, ya sea manualmente o por medio de la computadora. En los niveles de prestación de servicios e intermedios, el tratamiento de datos es casi siempre manual. Pero en el nivel central, el uso de la computadora es más común, sobre todo cuando el volumen de datos aumenta y los informes son más complejos.

A medida que los programas de planificación familiar manejan cada vez más suministros, un SIGL computadorizado se vuelve esencial. Con la automatización, la calidad, oportunidad y uso de los datos logísticos mejoran notablemente puesto que puede hacerse el seguimiento de un volumen mayor de suministros, los servicios pueden vigilarse regularmente, los datos pueden agregarse, analizarse y enviarse a las autoridades rápidamente y la información puede compartirse fácilmente. Además, a medida que cambian las prioridades de la planificación familiar, las combinaciones de métodos, las estructuras de las organizaciones y las necesidades de los clientes, es más fácil responder con un SIGL computadorizado.

La automatización del SIGL se justifica aún más en los países donde la planificación familiar se está integrando con otros programas de salud o la adopción de decisiones se está descentralizando. El procesamiento de datos por medio de la computadora es necesario para manejar un conjunto más amplio de productos dentro de sistemas integrados o para proporcionar datos a un número mayor de administradores dentro de los sistemas descentralizados (7, 48).

Los sistemas de información sanitaria (SIS) son esenciales para las organizaciones de prestación de servicios de salud. En los países en desarrollo en los que se están mejorando los SIS, muchas personas se preguntan si incluir o no el SIGL anticonceptivo en un SIS principal. De manera similar, un número creciente de países están considerando la posibilidad de integrar sus SIGL anticonceptivos con sus SIGL farmacéuticos.

Sistemas de información sanitaria. n numerosos países en desarrollo el SIGL anticonceptivo está mejor desarrollado y más perfeccionado que el SIS, generalmente porque el SIGL anticonceptivo ha recibido más asistencia de los donantes (102). De aquí que el SIGL anticonceptivo puede atraer la atención de las autoridades que quieren mejorar el SIS.

Rara vez es apropiado consolidar los dos sistemas, pues estos tienen propósitos diferentes, atienden a usuarios distintos, y por lo tanto los requisitos de operación son diferentes (49). El SIS recoge estadísticas de los servicios, como tasas de uso del centro de salud y tipos y número de problemas de salud tratados, información sobre los nacimientos y defunciones, datos sobre la vigilancia y datos financieros y administrativos. En comparación con el SIGL anticonceptivo que da a conocer datos con frecuencia y en gran detalle, el SIS por lo común obtiene menos detalles y no es frecuente que transmita información.

Algunos países han tratado de fusionar las funciones del SIS y del SIGL, pero han encontrado que la presentación más lenta de informes y la pérdida de detalles logísticos vitales comprometen el SIGL (85). Es posible, empero lograr que los dos sistemas sean compatibles y complementarios. Por ejemplo, pueden comunicarse al SIS datos sucintos del SIGL sobre los suministros agotados con fines de planificación.

SIGL farmacéuticos. La integración del SIGL anticonceptivo con el SIGL farmacéutico de un país tiene más probabilidad de dar resultado que el intento de fusionar el SIGL y el SIS. Históricamente, en la mayoría de los países el SIGL anticonceptivo y el SIGL farmacéutico han estado separados, pero su diseño y presunta función son similares. Al fusionar los dos sistemas, deberá prestarse especial consideración al volumen total de procesamiento de datos requerido. Por ejemplo, un SIGL anticonceptivo que está detrás de 5 a 10 artículos manualmente no podrá ampliarse fácilmente para hacer el seguimiento de 1.000 productos farmacéuticos más.

La integración de los dos sistemas requerirá, generalmente, automatización, al menos en los niveles centrales de la cadena de suministros. Probablemente también se necesite readiestrar al personal logístico en todos los niveles del sistema. Generalmente se logra la integración después de años de labor, y no siempre se la consigue.