• Resumen de los editores
• Creditos

1. Una nueva mirada a la logística
2. Los clientes vienen primero
3. Las personas y el desempeño
4. El papel de la información
5. Proyecciones y adquisición
• Proyecciones
• Validación de las proyecciones
• Estimación de la demanda
• Adquisición
• Vigilancia de las proyecciones y el ciclo de distribución
6. Distribución
7. Hacia la seguridad anticonceptiva

• Figuras
• Cuadros
• Recuadros
• Bibliografía

• Los programas enfrentan la crisis de la financiación
• Los beneficios de una logística mejor
• Cómo mejorar el desempeño del personal
• Sugerencias para lograr el apoyo de las autoridades
• Lista de verificación: evaluación de la cadena de suministros
• Cómo hacer proyecciones correctas
• ¿Distribución por empuje o atracción?
• El sector comercial puede ayudar

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Este número de Population Reports se produjo en colaboración con el >proyecto DELIVER de John Snow, Inc.

Publicación del Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins University Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

Proyecciones y adquisición

Las proyecciones correctas del uso de anticonceptivos ayuda a garantizar que habrá disponibles suministros suficientes, pero no excesivos, para satisfacer la demanda de los clientes. Un proceso de adquisición eficaz asegura el abastecimiento continuo del programa (47).

Las proyecciones hechas sobre la cantidad de anticonceptivos de cada tipo que los clientes probablemente han de usar cons-tituyen la única manera de asegurar que los programas encarguen la cantidad correcta de cada uno de ellos. Si se almacenan demasiado pocos anticonceptivos, estos pueden agotarse, con el consiguiente disgusto de los clientes, y si se almacenan demasiados, se desperdiciarán recursos y se sobrecargará el sistema de suministros. Obviamente, además de las proyecciones inexactas, existen otros factores que pueden causar perturbaciones en el abastecimiento, como las limitaciones presupuestarias, fluctuaciones en la entrega de los productos por los fabricantes, introducción de nuevos productos, eventos especiales de promoción y complicaciones en la coordinación de los donantes.

Como mínimo, se hará una proyección anual de los productos para abarcar un período de tres años (49). Tres fuentes de datos ayudan a estimar las necesidades en materia de anticonceptivos (47).

• Datos históricos sobre el consumo. Las cantidades de cada método anticonceptivo suministradas a los clientes durante un período determinado sirve de guía para las necesidades futuras. Para obtener las estimaciones más exactas, los programas deberán usar los datos sobre las cantidades realmente suministradas a los clientes. Si no se dispone de esos datos, puede recurrirse a otras estadísticas, datos sobre los suministros enviados a los lugares de prestación de servicios, o los niveles de existencias en el sistema de distribución más próximo al cliente. Una desventaja de estos otros datos es que estos no hacen distinción entre los anticonceptivos realmente distribuidos entre los clientes y los anticonceptivos perdidos, destruidos o robados (25, 43).
• Datos históricos sobre los servicios. Los informes periódicos de la dirección a los lugares de prestación de servicios proveen de otros datos para las proyecciones de: el número de clientes nuevos y de visitas reiteradas para cada método (o marca) (25). Las proyecciones preparadas a partir de los datos sobre los servicios pueden, empero, ser inexactas si los sistemas de información son débiles, si en los programas existen variaciones en las definiciones de los datos sobre los servicios o si la demanda está creciendo rápidamente.
• Datos sobre la población. La información proveniente de las encuestas demográficas ayudan a proyectar la demanda del uso de anticonceptivos varios años por adelantado. Esos datos son los más apropiados para los programas nuevos que no tienen datos históricos sobre el consumo. Las proyecciones basadas en los datos demográficos deben formular supuestos sobre el crecimiento de la demanda.

FPLM/JSI

Con las montañas del Himalaya detrás suyo, este funcionario del campo logístico examina en Nepal los informes locales como parte de su responsabilidad de vigilar las operaciones logísticas. A fin de proyectar correctamente las necesidades de suministros, los programas usan una variedad de datos, inclusive las visitas de los clientes a los lugares de prestación de servicios y los suministros usados.

Por referirse al futuro, una proyección nunca puede ser perfectamente correcta (47). El encargado de hacerla, por otra parte, debe encontrar la manera de reducir en lo posible los errores de la proyeccción, es decir, validar la proyección.

Para validar una proyección, se evalúan los puntos fuertes y débiles de cada tipo de dato y, de ser necesario, se reajusta la proyección. Por ejemplo, una proyección basada en datos sobre el consumo inicial en 90% de los servicios que presentan informes será más exacta que una proyección basada en 50% de los servicios y por lo tanto se usará en lugar de esta última. Además, los datos de los servicios de un período durante el cual se agotaron numerosas existencias no reflejará la demanda real. El encargado de la proyección conciliará las posibles diferencias entre las proyecciones derivadas de los diferentes tipos de datos (43, 47).

La persona encargada de la proyección dará cuenta del efecto que tendrán en el consumo futuro — los planes del programa, los nuevos métodos y otros factores que influyen en la demanda, como las campañas publicitarias. También debe prever el aumento del número de personas en edad fértil y del porcentaje que usa anticonceptivos. Los administradores de los programas deberán participar en todo el proceso de proyección pues están familiarizados con las necesidades del programa y conocen los planes de este. Además, acontecimientos menos previsibles, como disturbios políticos y económicos, e incluso el mal tiempo, influyen en la oferta y la demanda de anticonceptivos.

Si bien las proyecciones predicen el consumo futuro, también deben tener en cuenta los suministros ya disponibles y encargados. La cantidad estimada de cada tipo de anticonceptivo requerido en un período dado de planificación puede calcularse como se muestra en la figura 4.

Si la demanda neta de suministros es un número negativo, debe obtenerse entonces esa cantidad para mantener el nivel deseado de existencias. Si el número es positivo, posiblemente existe entonces un exceso de existencias, y no hace falta hacer el pedido (47). El exceso de existencias puede sugerir la necesidad de redistribuir los productos anticonceptivos a fin de que en todas partes los clientes tengan suministros suficientes.

La demanda estimada puede calcularse usando programas de computadora diseñados para la gestión logística de anticonceptivos. Esos programas son instrumentos poderosos que pueden ayudar a los administradores con las proyecciones, el manejo de suministros a través de la cadena de suministros y la planificación de las compras (ver el recuadro Programas para la planificación de las compras).