• Resumen de los editores
• Creditos

1. Una nueva mirada a la logística
2. Los clientes vienen primero
3. Las personas y el desempeño
4. El papel de la información
5. Proyecciones y adquisición
• Proyecciones
• Validación de las proyecciones
• Estimación de la demanda
• Adquisición
• Vigilancia de las proyecciones y el ciclo de distribución
6. Distribución
7. Hacia la seguridad anticonceptiva

• Figuras
• Cuadros
• Recuadros
• Bibliografía

• Los programas enfrentan la crisis de la financiación
• Los beneficios de una logística mejor
• Cómo mejorar el desempeño del personal
• Sugerencias para lograr el apoyo de las autoridades
• Lista de verificación: evaluación de la cadena de suministros
• Cómo hacer proyecciones correctas
• ¿Distribución por empuje o atracción?
• El sector comercial puede ayudar

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Este número de Population Reports se produjo en colaboración con el >proyecto DELIVER de John Snow, Inc.

Publicación del Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins University Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

Además de recibir anticonceptivos donados, en cuyo caso la organización donante efectúa la compra, muchas organizaciones de planificación familiar adquieren anticonceptivos por su cuenta — directamente de los fabricantes, a través de agentes de compra, o a través de programas de comercia- lización social (139). Pueden adquirir anticonceptivos con sus propios fondos o mediante mecanismos de crédito del Banco Mundial. Los administradores de programas deciden cuál es la opción más apropiada para su situación. Cada opción tiene su propio conjunto de reglamentos complejos pero la meta deberá consistir en lograr que el proceso de adquisición sea lo más eficaz y eficiente posible (110, 154).

La adquisición centralizada frente a la adquisición descentralizada. La adquisición centralizada a nivel nacional suele ser lo mejor para los anticonceptivos. Hay varias razones para ello: la licitación internacional es compleja, la adquisición centralizada puede reducir grandemente los costos a través de las economías de escala y los descuentos por volumen de compras, el pago centralizado generalmente contribuye a que los proveedores tengan más confianza y atrae más postores; y la adquisición centralizada facilita el control de la calidad de los productos que entran al conducto de suministros (7, 99, 148).

Muchos sistemas de salud pública están descentralizando su administración, sin embargo, las irresistibles ventajas del costo, el control de la calidad, la eficacia y la eficiencia son argumentos poderosos a favor de la adquisición centralizada (1, 66,148) (ver la Descentralización.).

Adquisición competitiva.Los programas a menudo recurren a la adquisición competitiva para comprar anticonceptivos en los mercados internacionales. En la adquisición competitiva se solicitan propuestas selladas de todos o de un grupo selecto de proveedores, con especificaciones del producto claramente escritas, cantidades precisas y procedimientos establecidos (110). En la adquisición competitiva generalmente se bajan los costos por unidad pero se requieren considerable pericia en los procedimientos de compra y por lo menos 9 a 18 meses para completar el ciclo de adquisición (139).

Agentes de compra. En algunos casos, los programas utilizan los servicios de un agente de compras de confianza para que se ocupe de las compras en su nombre. Puede darse a veces que los programas no tengan la experiencia necesaria para adquirir anticonceptivos a través de la adquisición competitiva, o en ocasiones los fabricantes no están dispuestos a hacer propuestas para las cantidades requeridas por un programa pequeño.

Dos organizaciones bien conocidas que sirven de agentes de compra de anticonceptivos con un sistema de pagos son el FNUAP www.unfpa.org y Crown Agents www.crownagents.com. Pueden ofrecer descuentos por volumen de compras, disponer las pruebas de calidad previas al embarque y obtener precios preferenciales para el flete y el seguro.

Pasos en la adquisición de anticonceptivos. Como el proceso de adquisición lleva largo tiempo, los programas deben conocer el tiempo de preparación requerido y adelantarse a tomar los pasos necesarios para tener la seguridad de que las entregas tendrán lugar de acuerdo con lo planeado. La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) comienza a planear las compras tres años antes de que se necesiten los anticonceptivos.

La adquisición de anticonceptivos se realiza en ocho pasos (49):

Paso 1 — Preparación del plan de adquisición. Se prepararán las especificaciones de los productos, se especificará la sincronización de las actividades de compra y se estimarán las cantidades que se necesitan.

Paso 2 — Conciliación de las necesidades con los fondos. Los fondos disponibles quizá no alcancen para pagar las cantidades que se necesitan, de modo que los administradores de los programas deberán tener planes para situaciones imprevistas en los que se establecerán las prioridades (145).

Paso 3 — Elección del método de adquisición. Algunos programas requieren propuestas internacionales competitivas, mientras otros deben o prefieren comprar localmente. Algunos programas tienen unidades de compras, mientras otros prefieren valerse de un agente de compras (139). La adquisición de anticonceptivos requiere conocimientos y competencia especializados, relacionados generalmente con las características del método anticonceptivo (ver el Cuadro 1).

Paso 4 — Elección de proveedores. Obviamente, para adquirir los anticonceptivos se recurrirá a proveedores acreditados. Los administradores pueden obtener referencias acerca de los proveedores dirigiéndose a organizaciones acostumbradas a comprar anticonceptivos, como por ejemplo, FNUAP, la Federación Internacional de Planificación de la Familia y USAID.

Paso 5 — Estipulación de las condiciones y colocación del pedido. La planificación y programación de los envíos de anticonceptivos requieren meticulosa atención. Por razones de seguridad, conveniencia y también de eficacia en función de los costos, cuando las cantidades pedidas lo permitan, los programas deberán encargar los envíos de modo que los contenedores de la carga transportada estén llenos. Durante el transporte, los anticonceptivos no deberán mezclarse con productos tóxicos o inflamables. Habrá que evitar los envíos enormes capaces de abrumar el despacho de aduanas del país, las pruebas en la recepción y la capacidad de almacenaje. La frecuencia de los envíos también depende de factores tales como la confiabilidad de los servicios de envío y de las condiciones del tiempo. Los programas generalmente prefieren tener un exceso de existencias a mano antes que enfrentar el riesgo de que por algún problema de transporte se agoten las existencias y se necesiten envíos de urgencia (145). La compra de un seguro para la mercadería encargada puede ahorrarle al programa considerables sumas de dinero en suministros perdidos o dañados, así como tiempo para las compras (14).

Paso 6 — Vigilancia del estado de los pedidos. La vigilancia comprende el seguimiento del recibo del pedido por parte del proveedor, el cumplimiento del pedido, y las fechas del envío y la recepción.

Paso 7 — Recepción y verificación de la mercadería. Además de adherirse a los reglamentos aduaneros locales, los gestores logísticos deberán desarrollar buenas relaciones de trabajo para asegurarse de que los funcionarios de aduana les informen inmediatamente sobre cualquier problema y les puedan ayudar a resolverlos sin demora (145). Lo habitual es que el programa verifique la calidad de los anticonceptivos en el lugar de entrada al país o en el depósito central (112).

Step 8 — El pago a los proveedores. Los programas deben efectuar los pagos a los proveedores en la fecha concertada en el contrato. Los pagos atrasados, como la falta de pago ponen en peligro las relaciones con los proveedores, lo cual puede causar alteraciones en toda la cadena de suministros.

La labor del encargado de las proyecciones no termina con el pedido de anticonceptivos. Porque el período de preparación de las compras es tan largo, la vigilancia continua de los datos clave ayudará a los administradores de los programas a evitar el exceso o la insuficiencia de existencias. La vigilancia revelará la necesidad de hacer ajustes a los pedidos o al cronograma de entregas. Las cantidades se verifican en todos los puntos clave del ciclo de distribución, incluidas las cantidades:

• que se necesitan, de acuerdo con lo calculado por la estimación de lo requerido,
• compradas por el programa o prometidas por los donantes,
• proyectadas para ser enviadas por los proveedores comerciales o los donantes,
• enviadas por los proveedores comerciales o los donantes,
• recibidas por el programa,
• dispensadas a los clientes, perdidas o dañadas (47).

Después de hecho el pedido, los programas pueden querer aumentar o disminuir la cantidad encargada. Esta opción, aunque deseable, a menudo puede no existir o no ser razonable. Los contratos quizá no permitan introducir cambios en los envíos, o esos cambios pueden ser demasiado caros. La aceleración o demora de ciertos envíos tal vez sea más factible que cambiar el monto del pedido. Por otra parte, dado el largo tiempo de preparación, puede ser difícil prever los ajustes y estos quizá originen gastos extra (47).

El futuro siempre es incierto. Las tasas de consumo de anticonceptivos proyectadas diferirán de las tasas de consumo reales. Si bien no es posible eliminar esas diferencias, los administradores de programas pueden prepararse para la variabilidad, por ejemplo, y negociar contratos flexibles con los proveedores para ayudar a asegurar un suministro constante para los clientes.