• Resumen de los editores
• Creditos

1. Una nueva mirada a la logística
2. Los clientes vienen primero
3. Las personas y el desempeño
4. El papel de la información
5. Proyecciones y adquisición
6. Distribución
• Agilización de la distribución
• El mejoramiento del almacenaje
• Cómo manejar mejor el inventario
• Cómo manejar el transporte
7. Hacia la seguridad anticonceptiva

• Figuras
• Cuadros
• Recuadros
• Bibliografía

• Los programas enfrentan la crisis de la financiación
• Los beneficios de una logística mejor
• Cómo mejorar el desempeño del personal
• Sugerencias para lograr el apoyo de las autoridades
• Lista de verificación: evaluación de la cadena de suministros
• Cómo hacer proyecciones correctas
• ¿Distribución por empuje o atracción?
• El sector comercial puede ayudar

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Este número de Population Reports se produjo en colaboración con el >proyecto DELIVER de John Snow, Inc.

Publicación del Population Information Program, Center for Communication Programs, The Johns Hopkins University Bloomberg School of Public Health, 111 Market Place, Suite 310, Baltimore, Maryland 21202, USA

Los programas a menudo pueden reducir los costos de guardar y manipular el inventario. Las cadenas de suministro deberán guardar los anticonceptivos como inventario por solo una o más de las cuatro razones siguientes (49):

• Eficiencia del transporte. Los productos anticonceptivos pueden mantenerse en el inventario hasta que puedan agruparse en tandas para una entrega eficiente.
• Reservas de seguridad. Algunos suministros deberán mantenerse en el inventario como amortiguadores de la inseguridad, de modo que los servicios no se queden sin productos si la demanda aumenta inesperadamente o si las entregas de los proveedores llegan tarde, como por ejemplo, si los vehículos utilizados en el transporte se descomponen o los caminos desaparecen bajo el agua.
• Capacidad limitada de almacenaje. Con frecuencia los sitios de prestación de servicios más próximos a los clientes son pequeños, con espacio de almacenamiento limitado. Los productos pueden, entonces, guardarse como inventario en el próximo nivel de la cadena de suministros, del que los dispensarios y otros lugares de prestación de servicios pueden reabastecerse con frecuencia.
• Anticipación de la demanda. Si los programas esperan más clientes, el sistema logístico puede almacenar anticonceptivos y otros suministros por anticipado. Sin el inventario extra, el lapso transcurrido entre el pedido de nuevos suministros y la fecha en que se reciben podría llevar a que las existencias se agoten.

PEPA. El principio fundamental del manejo del inventario para suministros sanitarios como los anticonceptivos es “Primero en Expirar, Primero Afuera” (PEPA). Este sistema para inventariar, que controla la fecha de expiración que figura en la etiqueta del producto, asegura que las existencias más viejas se distribuyan primero para evitar su expiración. Para poner en práctica un sistema PEPA eficaz, deben conocerse las fechas de expiración de los productos, los trabajadores deben organizar los productos de modo que las fechas de expiración estén claramente visibles, y el personal debe estar adecuadamente adiestrado (15, 48).

El método de inventario max/min. El problema más serio de todos es quedarse sin anticonceptivos, pero también es un problema tener demasiados. Los programas que tienen más suministros de los necesarios desperdician espacio de almacenaje, anticonceptivos y dinero. Un sistema común para tener a mano la cantidad apropiada de suministros es el método máximo/mínimo (max/min) de manejo del inventario. Este método requiere que cada servicio de almacenaje (o cada nivel del sistema de distribución) establezca los niveles deseados máximos y mínimos de existencias para cada anticonceptivo (o para cada producto) expresados en función de un cierto número de meses de suministros (5, 14, 25, 48).

Los niveles máximos de existencias se establecen lo bastante altos como para garantizar un suministro adecuado en todo momento durante el ciclo de pedidos, pero lo bastante bajos como para prevenir el exceso y derroche de existencias. Los niveles mínimos de existencias se establecen al nivel más bajo posible, pero incluyen un margen de seguridad para prevenir que se agoten. En Kenya, por ejemplo, donde la División de Salud de la Familia utiliza el sistema max/min en todos los niveles, los almacenes y bodegas tienen un surtido de anticonceptivos para 6 a 12 meses; los almacenes de distrito mantienen suministros para 3 a 6 meses, y los lugares de prestación de servicios, para 2 a 5 meses. De modo que el total de existencias en el país se extiende de un mínimo de 11 meses de suministros a un máximo de 23 meses (152). Este sistema funciona bien en el caso de anticonceptivos con fecha de expiración a los cinco años. No resultaría adecuado en el caso de productos con una fecha de expiración a más corto plazo.

El sistema de transporte de un programa conecta los servicios de la cadena de suministros (ver la figura 5). Las normas clave para el manejo eficaz del transporte son:

• Reducir al mínimo el número de conexiones en la red de distribución,
• Utilizar el tipo apropiado de transporte,
• Aprovechar tanto como sea posible la capacidad de cada medio de transporte,
• Planear eficientemente las rutas de distribución para la completa provisión sistemática de todos los servicios,
• Mantener los vehículos en buen estado mediante programas de mantenimiento preventivos y la supervisión de los conductores, y
• Reducir al mínimo los pedidos de emergencia mediante la entrega periódica de cantidades adecuadas de los anticonceptivos pedidos a todos los servicios de la red.

El programa mismo de planificación familiar puede transportar anticonceptivos, recurrir a compañías comerciales o hacer ambas cosas a la vez (152). Muchos programas de planificación familiar se valen de compañías de distribución privadas, como en Perú, donde el Ministerio de Salud da en contrato el transporte de anticonceptivos 60).

Cuando los programas mismos se ocupan del transporte, tienen mayor flexibilidad en la entrega de los envíos, pero cargan con la obligación de comprar y mantener los vehículos. El transporte comercial es probablemente más factible en los países con una infraestructura de transporte bien desarrollada y un número suficiente de compañías de transporte que garantice la presentación de propuestas competitivas para los contratos. Las empresas comerciales de transporte son ge- neralmente las más competitivas en las rutas de mucho tráfico. Los gestores logísticos con frecuencia dan en contrato las entregas del nivel central al regional, que circulan por las rutas principales, y usan los vehículos del programa para hacer las entregas a nivel de distrito y local (49).

El punto de partida para las discusiones normativas sobre la mejor manera de distribuir anticonceptivos es una comparación exacta de los costos entre un sistema de distribución a cargo del programa y un sistema de contratos (44). Los administradores de programas también deberán considerar la reputación, fiabilidad, y responsabilidad del contratista. El proceso de licitación y selección puede ser largo y requiere técnicas especiales que muchos programas del sector público no poseen. Los programas también deben ser capaces de vigilar la actuación de los contratistas privados. Si los programas no le pagan al contratista en el plazo debido, la compañía tal vez no entregue los anticonceptivos de acuerdo a lo programado o puede retenerlos hasta recibir pago.